Четыре проблемы растущего бизнеса и как их решить

Рост бизнеса всегда сопряжен с новыми вызовами: в команде перегруз, задачи подвисают, а ошибки множатся. Масштабировать — не всегда значит расширять штат. Быстрее и результативнее — перестроить процессы и автоматизировать рутину.

Где бизнес теряет ресурсы, когда растет

Рассмотрим пример. ООО «Логипромт» — небольшой дистрибьютор, который за последний год нарастил объемы поставок вдвое. Клиентов стало больше, отгрузки — чаще, количество договоров множится. Но штат остался прежним.

Менеджер по закупкам Василий проверяет новых поставщиков по вечерам — днем сотрудник занят задачами по текущим сделкам. Бухгалтер Мария тоже сидит в офисе до 20:00 — завалили акты от контрагентов, отчеты по которым она собирает вручную. Юрист Александр второй час завис в почтовом отделении, ищет письмо с договором от нового поставщика.

Как скоро «сгорит» команда, работая в таком темпе? Чем чревата малейшая ошибка бухгалтера? И какие убытки понесет компания, если Василий «проглядит» сомнительную репутацию контрагента? 

Разберем четыре зоны, где чаще всего появляются сложности при масштабировании бизнеса. 

Тендеры ищут вручную. Менеджеры «Логипромта» часами мониторят сайт госзакупок. Пока сотрудники теряют время на поиск, предложение уходит конкуренту — компания упускает потенциальную прибыль. 

Документы теряются в чатах. Акты, накладные, чеки «гуляют» по почте, мессенджерам и папкам на диске. В итоге сроки пропущены, поставки затянуты, и с посредниками возникают споры. 

Бухгалтерия загружена. Когда на одного бухгалтера приходятся десятки направлений, ошибки неизбежны. Это прямой путь к штрафам, доначислениям и блокировкам счетов. 

Ручная проверка контрагентов. Долгая и неточная работа — это риск столкнуться с ненадежным поставщиком. Последствия плачевны: от срыва сделки до финансовых потерь и судов. 

Все это — следствие не плохой работы команды, а устаревших процессов. Когда задач становится больше, даже топы начинают «тушить пожары», вместо того чтобы вкладывать ресурсы в развитие бизнеса. И не нужно нанимать еще пять Василиев, трех Марий и одного Юрия — лучше передать рутину цифровым решениям.

Что делегировать софту

С ростом бизнеса даже типовые задачи забирают время и нервы сотрудников. Позаботьтесь о команде — доверьте часть задач автоматизированным сервисам.

От ручного поиска — к автоматике 

Пока менеджер работает в десяти вкладках, фильтрует тендеры, скачивает и собирает в таблицу — конкурент уже подал заявку. Потеря времени в процессе закупок — прямой путь к упущенной прибыли.

Рутину в этом процессе можно доверить специализированным сервисам. В Контур.Закупки собраны предложения от более 300 площадок. Выбор региона поставки, отрасли и сортировка тендеров по ключевых словам сокращают время работы в разы. Есть функция автоподбора закупок по шаблонам и уведомлений в мессенджере. 

➡️ Результат: менеджер работает не с сырым списком, а релевантными предложениями. 

От хаоса на почте — к прозрачному ЭДО 

В компании начинается настоящий хаос, когда договоры и закрывающие документы идут не по единому маршруту. Команда выясняет: где актуальная версия договора, кто согласовал правки и подписан ли акт.

Пока сотрудники ищут нужный файл, поставка тормозится, а сроки срываются. Проблему решает электронный документооборот с контрагентами. Например, Контур.Диадок позволяет отправлять, подписывать, получать и хранить документы без дублирования на бумаге.

Причем рынок цифровых решений настолько развит, что пользователи могут закрывать даже узкие сферы — обмен перевозочными документами с партнерами или работу с ветеринарными сопроводительными документами. 

➡️ Результат: быстрая обработка бумаг, снижение риска ошибок и прозрачность для всех участников процесса. 

От авралов — к отчетности без стресса 

Если бухгалтер продолжает все собирать вручную, работа сотрудника превращается в гонку. Ошибки в отчетах, пропущенные сроки, недостающие документы — и вот уже собственник отвечает на требования из ФНС. Решение проблемы — не в найме дополнительного сотрудника, а в помощи текущему. 

Решения вроде Контур.Экстерна помогают сдавать отчетность без стресса и пропущенных дедлайнов. Сервис сокращает ручной труд и минимизирует риск ошибок и штрафов.

Вся отчетность, зарплаты и учет — в одном окне. Экстерн напомнит о сроках, проверит документы, отследит изменения в законодательстве и сообщит, если сотрудник допустит ошибку. 

➡️ Результат: уверенность в корректности отчетов и соблюдении сроков. 

От интуиции — к четким данным

Когда поставщиков много, а времени на проверку — мало, решения могут приниматься «на глаз». Сотрудник бегло посмотрел ИНН, спросил у коллег, а итог — срыв поставки, проблемы с налоговой и даже суды. 

Ручная проверка контрагентов не выдерживает масштабирования — слишком рискованно и долго. Но проверять подрядчиков можно в несколько кликов. Контур.Фокус покажет статус налогоплательщика, связи компании, суды и долги. 

➡️ Результат: только взвешенные решения, защита бизнеса от недобросовестных партнеров и исполнителей, экономия сотни тысяч на возможных рисках. 

Вместо новых сотрудников — новые решения

Предпринимателю и руководителю важно вовремя заметить сигналы, что старые процессы уже не справляются.

Вот краткий чек-лист, что пора перестроиться: 

🔲 Перегруз ключевых сотрудников 

🔲 Хаос в коммуникации и срыв дедлайнов 

🔲 Вызовы в ФНС, начисление штрафов, блокировка счетов

🔲 Работа по старой базе клиентов, нет выхода на новые рынки 

🔲 Сотрудники используют устаревшие инструменты — Excel-таблицы, почта 

Если узнали свой бизнес хотя бы в нескольких пунктах — время присмотреться к цифровым сервисам. Автоматизация не про замену людей, а про помощь команде. 

Реклама. АО «ПФ «СКБ Контур». ИНН 6663003127
erid: 2RanymTKQZP