Как навести порядок в Telegram-чатах: инструкция

Telegram — очень популярный мессенджер: в 2024 году им пользовались больше половины россиян (52%), или 67 млн человек. Но немногие знают, что, помимо личного общения, у Telegram есть очень много разных функций, благодаря которым он может заменить большую часть систем планирования и вообще — сделать вашу жизнь проще. 

Мы попросили гуру телеграм-планирования, консультанта корпораций и коуча по продуктивности Анну Амброзевич поделиться своими лайфхаками по превращению мессенджера в личного помощника. 

Зачем нужен Telegram

Я больше 15 лет занимаюсь консультированием IT-компаний (среди клиентов — Otto Group, PepsiCo, PMI, Alibaba), но это далеко не единственное, что я делаю. Я называю себя мультипотенциалом — это человек, который совмещает несколько проектов в разных сферах. Сейчас у меня 10 проектов: я соосновательница агентства по продвижению IT-компаний в LinkedIn, директор узбекистанского представительства международного сообщества Women in Tech, консультирую и преподаю по теме Customer Success в сфере B2B SaaS, пишу статьи на тему маркетинговых технологий на русском и английском языке, и так далее.

У меня все очень структурировано: планирование времени, задач, информации, коммуникации. Как эксперт я часто сталкиваюсь с тем, что, когда дело касается продуктивности, люди гонятся за трендами: используют модные методы планирования, внедряют автоматизацию на базе нейросетей, носят «умные» гаджеты, строят распорядок дня исходя из своих биоритмов. И в то же время не работают правильно с базовыми вещами: календарем, почтой, телеграмом. Как следствие, опаздывают на встречи, срывают сроки, тонут в море бесполезной информации. 

Я учу создавать фундамент, на котором можно построить систему личной продуктивности. Один из инструментов в этой системе — Telegram.

В этом тексте я расскажу, какие функции мессенджера использую сама. Разделю советы на четыре блока. Они логически дополняют друг друга, но их можно применять и по отдельности.

1. Создавайте папки.

В этом разделе разберемся не только как создавать папки, но и как можно оптимизировать их использование.

В названии вместо слов ставьте эмодзи

Это сократит место, которое занимает папка в мобильном приложении, и у вас поместится больше папок в видимой области. К тому же картинку воспринимать, как правило, проще, чем слово.

Выбирайте картинку, которая явно ассоциируется у вас с содержимым папки. Например:

• новости можно заменить на символ газеты (📰);
• если в папке собрана информация о переезде в другую страну, в качестве названия можно выбрать флаг этой страны (🇪🇸); 
• если это хобби, например рыбалка, возьмите картинку с рыбой (🎣).

Сколько создавать папок — вопрос индивидуальный, но я не рекомендую делать больше 10, чтобы в них не теряться. Не забывайте чистить этот список: например, если вы переезжаете в другую страну, стоит создать папку с чатами о переезде. Но когда переехали и адаптировались, папку лучше удалить.

В видимой области мобильного приложения помещается до пяти папок. Располагайте их в порядке приоритетов. На первом месте рекомендую держать коммуникацию с людьми (исключая каналы, группы и ботов). У меня эта папка обозначена вот такой иконкой — 👥. Во втором пункте этого руководства я подробнее расскажу, как ее настроить.

Итак, как создать папку и назвать ее картинкой 

Если у вас нет ни одной папки, зайдите в Настройки (Settings) — кнопка расположена в правом нижнем углу экрана. В открывшемся меню выберите пункт «Папки с чатами» (Chat Folders).

Далее — «Создать папку» (Create a Folder). В поле «Название папки» (Folder name) нажмите на смайлик. Появится область с выбором эмодзи. Можно выбрать любой.

Чтобы создать папку, добавьте хотя бы один чат и нажмите «Создать» (Create). Папка появится в строке над чатами.

Если папки у вас уже есть, попасть в меню настройки можно, зажав на экране «Все чаты» (All Chats). Во всплывающем меню перейдите в пункт «Настроить папки» (Edit Folders). Выберете нужную папку и попадете в меню настройки, где можно будет точно так же поменять название.

Закрепляйте в папке самые важные чаты

Частая ситуация: заходим в папку, а там десятки каналов, при этом самые важные находятся где-то внизу, потому что редко что-то публикуют. В Telegram есть возможность закрепить любой чат наверху видимой области. Для этого, находясь внутри папки, зажмите на экране нужный чат и во всплывающем меню выберите «Закрепить» (Pin).

Закрепляйте не больше трех чатов, чтобы не терять фокус внимания.

Проводите ревизию содержимого папок

Я рекомендую делать это раз в три месяца. Если обнаружили, что давно не заходили почитать какой-то канал или группу, возможно, эта информация вам не нужна и чат лучше удалить.

2. Настройте автоматизацию.

При создании папок придется вручную распределить по ним чаты, а по мере появления новых не забывать добавлять их в соответствующие папки. Но часть этого процесса можно автоматизировать. Это значит, что определенные чаты будут по умолчанию попадать в нужные папки.

Переписка с людьми

Среди огромного количества групп, каналов и ботов общение с людьми может теряться. Настройки Telegram позволяют любому человеку, который вам написал, автоматически попадать в определенную папку. Как их включить?

При создании папки, на этапе выбора чатов, поставьте галочки напротив «Контакты» (Contacts) и «Не контакты» (Non-contacts).

Теперь все переписки с людьми вы найдете в этой папке. 

Для этого можно приспособить и существующую папку. Зажмите на экране нужную папку и во всплывающем меню выберите пункт «Настроить папку» (Edit Folder). В строке «Выбранные чаты» (Included Chats) нажмите «Добавить чаты» (Add Chats).

Здесь также поставьте галочки напротив «Контакты» (Contacts) и «Не контакты» (Non-contacts). Остальные чаты из папки можно удалить.

Переписка с ботами

Настройка похожа на предыдущий пункт, только вместо контактов в настройках выбираем «Боты» (Bots).

Такую папку можно обозначить иконкой робота (🤖) и поместить в самом конце списка.

Папка для непрочитанных сообщений

Если вы прочитали сообщение или пуш-уведомление о нем и понимаете, что вам нужно время, чтобы на него ответить, можно пометить чат непрочитанным и он отправится в отдельную папку. У меня эта папка обозначена вопросительным знаком (❓). Пользуясь этой настройкой, вы будете точно знать, какие сообщения ждут вашего ответа. Как это сделать?

Создайте новую папку и перейдите в ее настройки. В поле «Выбранные чаты» добавьте «Контакты» и «Не контакты», а в поле «Исключенные чаты» — «Прочитанные» (Read).

Теперь все непрочитанные (и помеченные как непрочитанные) чаты с людьми будут попадать в эту папку и автоматически из нее удаляться, когда вы их прочитаете. Чтобы пометить чат непрочитанным, зажмите его на экране и во всплывающем меню выберите «Пометить как новое» (Mark as Unread).

3. Создайте фокусную папку.

Если у вас, как и у меня, много проектов, которые одинаково важны, рекомендую создать особую папку. Я называю ее «фокусной» и помечаю лампочкой (💡).

В моем списке папок она на втором месте. Я добавляю туда самые горящие чаты: группы, переписку с людьми, каналы. Они могут быть совершенно из разных областей: бизнес, волонтерство, преподавание. Другие папки я проверяю примерно раз в день, а фокусную — регулярно в течение дня. Здесь меня ничего не отвлекает. Я знаю, что все чаты, где сейчас нужно мое вовлечение, — в этой папке. Дополнительно можно закрепить несколько самых важных чатов наверху.

Фокусная папка — это не просто место, где собрана вся ваша работа. У вас могут быть десятки рабочих чатов, но только самые важные в текущий момент должны попадать в эту папку. Я рекомендую размещать в ней не больше 10 чатов. Потому что если сделать больше, внимание будет рассеиваться и папка потеряет смысл.

Нужно очень внимательно следить за актуальностью содержимого этой папки. Как только чат становится менее актуальным, удаляйте его из папки.

4. Переписывайтесь с самим собой.

Ежедневно мы сталкиваемся с огромным количеством контента из разных источников: видео, электронная почта, телеграм-каналы, сайты, картинки. Обработать все это детально невозможно. Нужно где-то складировать информацию, чтобы вернуться к ней позже.

Для этого есть много сервисов и приложений, кто-то использует Notion или электронную почту. Я предлагаю рассмотреть для этих целей Telegram.

Почему это удобно? 

• Любую информацию, будь то ссылки, файлы, посты или заметки, легко отправить в Telegram. 
• Вы не вводите дополнительные инструменты, а более качественно работаете с тем, что и так используете. 
• В Telegram есть все возможности, чтобы хранить и структурировать информацию. 

Я создаю в Telegram тематические каналы под свои проекты и отправляю туда всю информацию: ссылки, картинки, видео, заметки. Получается такая лента проекта.

Например, у меня есть канал My productivity, куда я собираю информацию по продуктивности; My CS, где все про Customer success. Увидела новость — отправила ссылку в свой канал по соответствующей теме — переслала интересный пост, и так далее. Это делается очень быстро.

Единственный подписчик в таком канале — вы сами, никто другой не будет иметь к нему доступ без вашего ведома.

Раз в неделю я разбираю информацию, которая накопилась в каналах. Делаю дополнительные заметки, пишу посты.

При этом информация удобно структурирована по теме проекта. Некоторые используют для этих целей папку «Избранное», которая есть в Telegram по умолчанию, но в этом случае информация по разным темам перемешивается и в ней сложно ориентироваться.

Что здесь важно?

Лента не должна быть бесконечной. После обработки удаляйте информацию. Действия могут быть следующие:

• просто удалить, если оказалось неинтересно;
• использовать здесь и сейчас для ваших задач и тоже удалить из канала;
• информация очень важная, и ее можно перенести туда, где вы храните стратегические для себя данные: в Notion, облако, на жесткий диск, и так далее.

Создавайте каналы только для по-настоящему важных проектов. Не рекомендую создавать больше пяти. Например, у меня сейчас четыре канала и они расположены в фокусной папке. Если проект больше не актуален, канал лучше удалить.

Как создать канал в Telegram

Откройте раздел со всеми чатами в приложении и нажмите на иконку в виде бумаги с карандашом в правом верхнем углу.

Затем нажмите на кнопку «Создать канал» (New Channel). Подтвердите выбор и еще раз нажмите на кнопку «Создать канал» (Create Channel).

Введите название и выберите тип канала «частный». Его смогут видеть только те, кто получит от вас ссылку-приглашение.

Поздравляю, теперь у вас есть канал! Сюда можно отправлять любую информацию, которая пригодится вам в работе и личной жизни и всегда будет под рукой.