Это чуть видоизмененный текст нашей рассылки. Если вы хотите дважды в неделю получать от нас письма, которые содержат тонну полезной информации и ссылок — подпишитесь на рассылку тут.

Наше онлайн-общение давно вышло из-под контроля. Если в 2014 году количество отправленных и полученных человечеством за день имейлов составляло 205 миллиардов, то к 2023-му, как ожидается, это число вырастет до 347 миллиардов. Прибавьте к этому бесконечное количество сообщений в мессенджерах. Во время самоизоляции ситуация усугубилась: границы между работой и личной жизнью стерлись, а поток сообщений увеличился. Кажется, можно провести всю жизнь просто отвечая на них.

Что же делать? Главное — перестать переживать, что не справляетесь с объемом входящих.

Легкость коммуникации в интернете обманчива: кажется, что можно быстро ответить каждому. Это не так. Джоселин Глей, основательница сайта о продуктивности 99U и автор книги «E-mail уборка. Как избавиться от фобий в голове и от хлама в почтовом ящике», предлагает:

• думать об электронных сообщениях как о бумажных письмах. Так вам будет проще реалистично оценить объем входящей корреспонденции и свои силы. Если в день будет приходить по 200 бумажных писем, вы же не станете отвечать на все — это нереально. На работу с электронными письмами требуется не меньше времени.
• воспринимать каждое письмо как просьбу ответить, а не как обязанность сделать это. Глей разделяет людей на два типа. Одни воспитаны в «культуре вопросов», которая подразумевает, что просить — нормально, но вам могут отказать. Другие — в «культуре догадок», которая подразумевает, что просить нужно, только если вы знаете, что вам не откажут. Лучше относиться к намерению отправителя как к игре с высокой ставкой: он надеется получить ответ, но не рассчитывает на это. Поэтому и вам отвечать не нужно — и не нужно раздражаться, чувствуя себя обязанным ответить.

Встройте работу с сообщениями в распорядок дня

Если вы получаете много электронной корреспонденции, выделите на работу с ней конкретное время — например, час в первой половине дня или вечером. У такого подхода масса поклонников, но важно выбрать время правильно. Основательница Task Master Джули Моргенштерн ждет минимум час с начала рабочего дня, чтобы перейти к почте. Лучше потратить утреннее время, когда проще концентрироваться, на что-то действительно важное.

На выходные дни тоже не стоит планировать разбор входящих, иначе, говорит Джули, вы никогда не восстановите силы.

Распределяйте потоки сообщений

Придерживайтесь принципа: почта — для деловых вопросов, соцсети и мессенджеры — для общения. Так проще соблюдать баланс между рабочим временем и личным и контролировать поступление деловой корреспонденции. Основательница сервиса по оптимизации работы подкастера «Толк» Кристина Вазовски считает ошибкой, что в начале карьеры она раздавала личные контакты всем желающим. Теперь Кристина просит писать ей только на почту: «У поколения двадцатилетних есть страх электронной почты. Там они пишут только по серьезным делам и структурируют мысли, а не вываливают поток сознания по ерундовому поводу — в отличие от соцсетей и мессенджеров. Теперь я всех отправляю на рабочую почту».

Старайтесь не открывать одно и тоже письмо или сообщение дважды

Прочитав входящее, сразу примите решение, как с ними поступить: ответить на него, удалить или переслать кому-то из коллег. Это сэкономит время и поможет не забывать о важных письмах, которые вы отложили на потом. Так, например, поступает венчурный инвестор Алексей Менн: «Решения я принимаю быстро и отвечаю обычно сразу же. Большинство моих коллег также отвечают мгновенно». Только аудиосообщения в эту концепцию не вписываются — их не просмотришь за несколько секунд, говорит инвестор.

Фильтруйте входящие сообщения и удаляйте все ненужные

Для этого можно настроить автоматические фильтры в почтовых программах. А можно — делать все вручную. Например, использовать для фильтрации писем технику inbox zero, разработанную экспертом по продуктивности Мэрлином Манном. У нее есть несколько подходов. Инвестор и популярный блогер Тим Феррис, например, делает это в два шага. Сначала быстро просматривает список входящих, сразу отмечая письма от родственников, бизнес-партнеров и других приоритетных для него корреспондентов. Все остальное он перемещает в архив. «Если там было что-то важное, мне напишут еще раз», — уверен Феррис.

Метод сооснователя Google Ларри Пейджа радикальнее: он просматривает почту пока не надоест, а потом все, что не успел прочитать, перемещает в архив.

Не тратьте время на длинные формулировки

Чтобы не тратить время, отвечайте на письма как на сообщения в телеграме. Пишите максимально просто (адресат быстрее поймет, что вы хотите ему сообщить и не будет заваливать вас уточняющими письмами) и коротко — попробуйте установить лимит в 5 предложений для каждого ответа. Впрочем, можно обойтись и меньшим количеством слов: стандартный ответ Илона Маска на большинство входящих сообщений — «Ок».

Реже пишите сообщения

«Тут работает золотое правило, — объясняет председатель совета директоров LinkedIn Джефф Уэфнер. — Чем меньше вы пишете, тем меньше пишут вам». Уэфнер выяснил это с помощью простого эксперимента: перестал писать людям без крайней необходимости. В итоге поток его писем сократился примерно на 20-30%.

Фото на обложке: Daria Nepriakhina / Unsplash