Как составить реалистичный план работы на день: научный подход

Это чуть видоизмененный текст нашей рассылки. Если вы хотите дважды в неделю получать от нас письма, которые содержат тонну полезной информации и ссылок, — подпишитесь на рассылку тут.

Если вам иногда сложно сконцентрироваться на работе, вы не одиноки. Особенно сейчас — с массовым переходом на удаленку. Количество Google-запросов «как заставить мозг сфокусироваться» выросло на 300% с февраля по май 2020 года.  

На этот вопрос есть универсальный ответ — планирование рабочего дня. Список дел помогает быстрее включиться в работу (мы точно знаем, с чего начать — с первого пункта), лучше распределить время, приоритизировать дела. Кроме того, он позволяет справиться с тревожностью и неуверенностью в своих силах — с планом любая работа кажется выполнимой. Все это в идеале должно сделать нас более продуктивными. Разумеется, если к концу дня нам удается вычеркнуть все. Но получается это не у всех и не всегда. По данным сервиса для планирования работы iDoneThis, 41% задач из списков дел так и остаются незаконченными. 

Почему нам не всегда удается сделать все, что запланировали? 

Все дело в двух когнитивных искажениях. 

Первое искажение: ошибка планирования. Часто мы неправильно рассчитываем время, которое требуется для выполнения задач, так как склонны думать, что справимся быстрее. Нобелевский лауреат Даниэль Канеман описал эту ошибку еще в 1970-х. Дело в том, что мы обычно фокусируемся на мелких деталях работы, вместо того чтобы взглянуть на ситуацию целиком (Канеман называл это «взглядом изнутри»). И так упускаем из виду сложно предсказуемые факторы, которые могут помешать нам уложиться в срок. Например, проблемы с транспортом или то, что на нас может свалиться неожиданная, но срочная работа. 

Второе искажение: мотивированное рассуждение. Мы все с большей охотой принимаем во внимание то, что соответствует нашим интересам, и игнорируем то, что не соответствует. Нам кажется, что этих непредсказуемых факторов, которые имел в виду Канеман, не будет, ведь нам так хочется сделать работу быстрее и без больших усилий. Мы внутренне говорим себе, что ничего непредвиденного не произойдет, — и чувствуем желанную уверенность. 

Как с этим справиться? 

1. Составляя план на день, вспомните, как быстро вы разобрались с аналогичными делами раньше и что вам мешало или помогало в этом. Да, обстоятельства не будут такими же, как в прошлый раз. Но так вы сможете сделать более точную базовую оценку того, как много времени займет работа. И в случае чего сумеете не перегрузить себя лишним заданием. Чтобы у вас было больше объективных данных, можно начать фиксировать в любой удобной вам форме (в таблице Google Sheets или бумажном ежедневнике), сколько часов и минут уходит у вас на разные задачи. 

2. У каждого дела в плане должно быть свое строго определенное время, в течение которого лучше не заниматься ничем другим. Например, выделите на проверку почты и сообщений час и больше не отвлекайтесь на них в течение дня (к слову, есть целое исследование, обнаружившее, что те, кто так делает, чувствуют себя счастливее и испытывают меньший стресс). Так вы не будете терять в эффективности: чтобы полностью переключиться на очередную задачу — даже небольшую — мозгу требуется примерно 23 минуты и 15 секунд. 

3. Найдите «подотчетного партнера» — человека, которому вы будете обещать выполнить работу в срок и отчитываться об этом. А он будет рассказывать о своих делах. Разговоры с «партнером» позволят привести мысли в порядок, а советы, возможно, помогут посмотреть на какие-то вещи с неожиданной стороны. Наконец, необходимость перед кем-то отчитываться сделает вас более ответственными — вы будете стараться выполнить работу в том числе для того, чтобы «не подвести партнера». Эта практика особенно выручает, если вы работаете над каким-то проектом в одиночку. Но важно, чтобы партнером был не близкий вам человек: не друг, не родственник и не коллега. Личные отношения могут помешать вам обоим быть объективными и будут меньше мотивировать соблюдать дедлайны. В идеале — кто-то из одной с вами среды, находящийся в похожей на вашу ситуации.

Кроме того, в плане стоит учитывать закономерности циркадных ритмов — часов, встроенных в наш организм:  

• Планируйте вызывающие стресс дела на утро. В это время уровень гормона кортизола, отвечающего за мобилизацию организма, естественным образом повышен. Поэтому и справляться с трудностями, как выяснили японские ученые, бывает проще. На вечер, напротив, лучше оставлять приятные задачи.  
• А вот в промежуток между полуднем и 4 часами дня нам бывает сложнее всего сосредоточиться, свидетельствуют данные небольшого исследования 2009 года. Поэтому в это время лучше заниматься не очень ответственными делами, в которых не страшно допустить ошибку. А также с чистой совестью обедать,  ходить на прогулку или даже немного поспать (благо, режим удаленной работы это позволяет). Короткий дневной сон и легкая физическая активность помогают мозгу работать лучше.
• На конец дня или ранний вечер имеет смысл запланировать умственную работу. Дело в том, что в это время температура нашего тела обычно самая высокая. А это, по данным исследований, напрямую коррелирует с тем, как наш мозг справляется с вычислениями в уме, насколько мы внимательны и как быстро запоминаем: чем мы теплее, тем лучше наши результаты. Возможно, это связано с тем, что когда температура естественным образом повышается, усиливается метаболизм в головной коре — и когнитивные процессы ускоряются. 
• Вечером, как утверждают авторы научной работы, опубликованной в 2011 году в журнале с говорящим названием Thinking & Reasoning, мы лучше справляемся и с делами, требующими креативности и открытости мышления. Не исключено, что в этом нам помогает усталость — мы ослабляем контроль, и мозг может более свободно искать альтернативные пути решения проблемы. 

Фото на обложке: Vlada Karpovich / Pexels