Как все успеть до Нового года и не сойти с ума

Конец декабря — пожалуй, самое напряженное время в году. Горящие дедлайны по проектам, некупленные подарки, итоги года в соцсетях наваливаются со всех сторон и создают ощущение паники. О том, как собраться и успеть все, что нужно, а что не нужно, отпустить, мы спросили у коуча, бизнес-психолога и основательницы «Школы другого коучинга» Марии Роженко.

Используйте методологию Getting things done

Существует очень много техник тайм-менеджмента. Моя любимая — метод писателя и коуча Дэвида Аллена под названием Getting things done. Он включает в себя несколько ключевых шагов:

Шаг 1. Соберите все задачи, идеи и обязательства.

Нужно зафиксировать в одном месте абсолютно все, что занимает ваш ум и требует внимания, будь то задачи, идеи, обязательства или мечты.

• Включите в список рабочие, личные и праздничные дела. 
• Используйте для этого удобный инструмент: если любите писать от руки, купите ежедневник, если за диджитал-варианты — выберите подходящее приложение (Notion или аналоги) или электронный блокнот.

Так вы разгрузите голову от бесконечных мелких задач и высвободите свое внимание — в этом ключевая идея методологии. Чем больше внимания под вашим контролем, тем выше продуктивность.

Шаг 2. Обработайте эту информацию.

После этого мысли и задачи нужно рассортировать по группам.

Группа 1. Задачи, которые не требуют от вас действий (уже выполнены, неактуальны, вы не планируете ничего по ним делать). Для таких дел есть два варианта:

• удалить из списка, если информация не нужна; 
• сохранить как справочную информацию. Пример: у вас была задача побеседовать с кандидатом на новую должность; вы ее выполнили; перемещаете информацию со встречи в «Справочник», чтобы учитывать ее при финальном выборе кандидата.

Задачи, которые требуют от вас действий. 

Здесь есть четыре подгруппы:

• «Когда-нибудь/возможно». Поместите сюда все дела, к которым можно вернуться после Нового года. 
• «Взять в работу». Дела, которые нужно выполнить до Нового года. 
• «Сейчас». Если выполнение задачи занимает менее двух минут, сделайте ее сразу. Пример: отправить файл, ответить на письмо, записаться на прием к врачу. 
• «Делегировать». Если с этой работой может справиться кто-то другой, делегируйте ее.

Шаг 3. Действуйте.

• Присвойте задачам дедлайны. Например, «подготовить отчет до 30 декабря».
• Для каждого пункта, который отнесли к подгруппе «взять в работу», сформулируйте действие, которое можете совершить в ближайшее время.
• Отслеживайте выполнение задач, которые делегировали.

Шаг 4. Регулярно пересматривайте всю систему.

Это нужно, чтобы отслеживать прогресс и проводить адаптацию. Посвятите хотя бы один вечер планированию дней, оставшихся до Нового года. Обратите внимание на текущие проекты, предстоящие дедлайны и списки «ожидания» — задачи, которые зависят от других людей или пунктов в плане.

Планируйте реалистично

Главный секрет успешного планирования – это реалистичная оценка времени. Я часто сталкиваюсь с тем, что люди преуменьшают количество времени, которое им понадобится для выполнения дел. Например, не учитывают время на подготовку, непредвиденные обстоятельства, на переключение между задачами.

Я рекомендую ко времени, которое, как вам кажется, нужно на выполнение, прибавлять 40%. Например, если считаете, что сделаете презентацию за час, закладывайте на это полтора часа.

Это звучит как что-то противоположное «экстренной технике», но поверьте — так вы только сэкономите свое время.

В предпраздничной гонке не забывайте отдыхать

Даниэль Канеман, Нобелевский лауреат и автор книги «Думай медленно, решай быстро», выделяет две системы, два типа мышления.

Система 1 — быстрое мышление. Это автоматическая, интуитивная и эмоциональная система. Она не требует больших усилий или сознательных размышлений. Мы пользуемся системой 1, например, при идентификации лиц, моментальной реакции на опасность, понимании простых фраз. И в этом случае принимаем решения спонтанно, исходя из сложившихся убеждений, как бы «по умолчанию».

Система 2 — медленное мышление. Аналитическое, логическое мышление. Оно требует значительных умственных усилий.

Мы используем систему 2, когда нужно выполнить какие-то вычисления, принять обдуманное решение или работать с новой информацией.

Длительная концентрация отнимает у нас много сил и может привести к истощению когнитивных ресурсов. Становится сложнее принимать обдуманные, рациональные решения, люди чаще полагаются на импульсивную Систему 1. Снижается качество решений: из-за своей интуитивной природы Система 1 может часто ошибаться. Человек может неверно анализировать информацию или не замечать важные детали, что, в свою очередь, приводит к принятию решений на основе стереотипов, предвзятостей, поверхностных суждений.

Что делать? Не забывать качественно отдыхать.

• Делать несколько раз в день перерывы в работе на 30 минут, во время которых вы ничем не занимаетесь. 
• Чередовать типы задач. Выполнение простых задач может стать своего рода «передышкой». Например, после напряженной аналитической работы можно заняться каким-то рутинным делом. 
• Спать. Полноценный сон играет ключевую роль в способности к восстановлению.

У многих продуктивных людей при мысли о том, что они ничего не будут делать, особенно в самом напряженном месяце в году, включается тревога и чувство вины. Но помните: чтобы все успевать, важно планировать в том числе и время, когда вы ничего не делаете. 

Когда мои клиенты это понимают, то чаще всего перестают себя обвинять и испытывать тревогу.

Используйте гибкое планирование

Строго планировать, то есть расставлять задачи в календаре по времени, нужно примерно 40% дел, а остальные 60% выполнять в промежутках между ними (только не занимайтесь этим время отдыха!). В этом случае у вас еще и появится время еще и на то, чтобы реагировать на новые задачи, которые неизбежно падают на вас в процессе работы.

Определите время, когда вы наиболее продуктивны

И используйте его для решения самых сложных задач.

У каждого человека есть цикличность — время в течение дня, когда он наиболее и наименее продуктивен. У каждого оно свое. Кто-то лучше всего работает с 8 до 10, кто-то по-настоящему просыпается только к 2 часам дня. Задача — узнать свои циклы и использовать это знание. А еще — выделить промежуток между ними хотя бы в полчаса и строго не занимать его ничем, оставить окно для отдыха, которое заблокировано и никуда не двигается.

Добавьте элемент игры

Наш мозг любит играть и соревноваться, независимо от возраста. Геймификация — это отличный способ мотивировать себя на выполнение задач, превращая рутину в игру.

• Используйте систему баллов. Присвойте каждой задаче «ценность» в зависимости от сложности и поощряйте себя реальными наградами. 
• Оформите задачи в виде чек-листа и постепенно вычеркивайте выполненные. Это даст ощущение прогресса и достижения маленьких побед. 
• Устройте соревнование с друзьями — кто выполнит больше задач за день, тот победил. Победитель получит награду, а проигравший должен будет выплатить штраф (не обязательно финансовый).

Используйте мотивацию «от»

Я выделяю два вида мотивации:

• мотивация «к», или мотивация достижения; это когда мотивируют положительные результаты, которые мы ожидаем от своих действий;
• мотивация «от», или мотивация избегания. В этом случае мы действуем, потому что боимся последствий. Этот вид мотивации хорош на короткой дистанции, когда надо переделать много дел в авральном режиме и с большой скоростью.

Вообще-то стратегически правильнее использовать первый тип мотивации. Но в условиях предновогоднего цейтнота можно добавлять и мотивацию избегания.

Например, великолепно работает мотивация стыдом. Дайте публичное обещание сделать что-то — и вам стыдно будет его нарушить. Или, как в примере выше, если «штраф» за невыполненные задачи будет достаточно значимым, это тоже поможет.

Планируйте, реализуйте, анализируйте

Мы обычно делаем все более менее одновременно: планируем, в тот же момент начинаем выполнять и стараемся анализировать, что получается. Я рекомендую разнести эти три процесса по разным дням недели. Например:

• планировать в воскресенье;
• выполнять планы с понедельника до первой половины пятницы; 
• во второй половине пятницы — анализировать. 

С планированием и выполнением все вроде бы понятно. А вот с анализом давайте разберемся.

Он включает в себя три больших вопроса:

• Что из того, что было сделано, было сделано хорошо и привело к тому результату, который я планировал? За что себя могу похвалить? 
• Что не было сделано и почему? Что я могу перенести на следующую неделю, а от чего пора отказаться? 
• Что было сделано, но не привело к нужному результату? Почему?

Если все-таки не успели

Вполне вероятно и нормально, что часть дел из ваших списков не успеет реализоваться до Нового года. Важно не создавать из этого трагедию и отнестись легко. Как? Призвать эмоциональный интеллект.

Больше всего нас раздражают не сами невыполненные дела, а то, что мы о них думаем, как мы чувствуем себя, когда «проигрываем». Чтобы эти реакции не вгоняли нас в депрессивное состояние и, как следствие, еще больше не снижали эффективность, стоит стремиться к следующему:

• учиться распознавать свои чувства и эмоции. Стыд, что я какой-то не такой, — все такие классные, подводят итоги года, а я что-то не успел. Вина — в том, что у меня, наоборот, может быть, получилось, или вина перед коллегами, что я чего-то не сделал. Тревога — из-за того, что я что-то не успею и все пойдет прахом;
• понимать, что является причиной этих эмоций,
• и проживать их. Просто дать им быть внутри, позволить существовать как будто где-то рядом, не задевая вас. Как будто вы слушаете внутреннее радио и можете его приглушить, когда захотите. Конечно, легко сказать, сложно сделать. Но мы можем хотя бы попробовать, а если не получится — обсудить это с психотерапевтом. Можно уже после праздников.