Не любите дела? Вы просто не умеете их готовить

Если верить опросам, четверо из пяти человек испытывают стресс на работе, и чуть ли не половина считает, что этот стресс вызван чрезмерной нагрузкой. Но, возможно, проблема не в нагрузке, а в хаосе. Мы редко уделяем внимание организации работы в целом. Фокусируемся на деталях, но забываем о том, что из них складывается. К счастью, необязательно изобретать велосипед. Философия, помогающая организовать сложную многозадачную работу, сочетающую рутину и творчество, существует уже более 100 лет. Ее название — мизанплас. 

Мизанплас (от фр. mise en place — «укладка на место» или, в более вольном переводе, «все на своих местах») — термин из кулинарии. Так французские повара описывают полную готовность к работе — когда все, что может понадобиться для приготовления блюда, приведено в идеальный порядок. В системе мизанплас учитываются все нюансы: не только рецепт и ингредиенты, но и рабочая поверхность, инструменты, материалы, мерные емкости и порядок действий. Шеф-повар крупного ресторана работает в стрессовой конкурентной среде. Ему нужно действовать быстро, но всегда выдавать качественный продукт. По мнению доцента Школы искусств Нью-Йоркского университета (Tisch School of the Arts) Дэна Чарнаса, для многих из нас именно это главная причина профессионального стресса. В своей книге Everything in Its Place он описал, как кулинарная философия может помочь расставить по своим местам не только кастрюли и сковородки, но и дела в рабочем графике. 

Чарнас считает, что проблема современного человека, ежедневно испытывающего стресс на работе, не в дефиците самодисциплины и не в нехватке компетенций. Всему виной отсутствие понятной системы, которая позволила бы удобно организовать рабочий процесс. Недавно в интервью он обсудил с экспертом по продуктивности Тьяго Форте 6 принципов мизанплас, которые помогут овладеть этой техникой. 

Последовательность

Важность правильной последовательности действий в готовке очевидна: вы не можете делать пюре, пока не сварите картофель. И некоторые действия просто нельзя ускорить: рис или мясо не приготовятся быстрее, даже если вам очень нужно. Если вы заняты умственой работой, логичное распределение задач тоже поможет избежать потерь времени и подготовить все необходимое, чтобы принять решение или выдать результат. 

Как использовать. Создавайте списки дел с четкой последовательностью и временем выполнения. Сделав заготовку сегодня, можно сэкономить время завтра. Ведь «ингредиенты» уже под рукой. Список дел, конечно, не гарантирует, что вы выполните все. Но это первое звено цепочки, которая ведет к цели.

Интуитивный интерфейс

Информацию можно хранить не только в памяти, но и в окружающей среде. Именно так делают шеф-повара. Для них предметы на кухне — это сигналы к действию. Пучок зелени на доске говорит: «Порежь меня». Ковш с водой на плите призывает сварить яйцо. Каждый сигнал автоматически запускает последовательность действий. И повару не нужно тратить энергию на то, чтобы вспомнить следующий шаг. Ему помогают подсказки, рассредоточенные в рабочем пространстве. Рабочее пространство на «правильной» кухне организовано так, чтобы оно отражало динамику приготовления блюда. Необработанные ингредиенты находятся слева от разделочной доски, в центре происходит нарезка, после этого ингредиенты перемещаются вправо. Нож и полотенце обязательно отправляются на одно и то же место после каждого применения. Когда физическое пространство организовано понятным образом и не меняется, это освобождает место в памяти — вам не нужно думать о том, куда положить один предмет и где искать другой. Так физическая среда становится как бы еще одним «отделом» памяти, информацию из которого можно достать интуитивно, не задумываясь. 

Как использовать. Организуйте свое физическое и виртуальное пространство так, чтобы им можно было пользоваться интуитивно. Окружите себя ориентирами и подсказками. Например, календарь или заметки на самом видном месте экрана компьютера. Списки «Что посмотреть» и «Что почитать» в виджетах на смартфоне. На смартфоне можно вынести нужные приложения на отдельный экран — создать среду, которая «помнит» часть информации за вас. Это поможет не тратить время и энергию на попытки вспомнить о намеченных задачах. Каждый час «сканируйте» свое рабочее место и убирайте все, что не используете в данный момент, чтобы не было соблазна отвлечься (например, закрывайте лишние окна в браузере). 

Два типа задач

В работе шеф-повара есть два основных типа задач. Одни требуют непосредственного участия и погружения: нарезка продуктов, взбивание сливок, обжаривание. Другие инциирует человек, но выполняться они могут без его участия: варка, маринование, охлаждение. Продолжительность таких процессов заранее известна и неизменна. Если вы не поставите пасту вариться сейчас, она не будет готова через 10 минут. В жизни и на работе мы часто недооцениваем процессы, которые идут «сами по себе». Обычно мы сфокусированы на «глубокой работе» и ценим именно ее. Нам кажется, что именно она дает самый важный результат. Однако в большинстве случаев мы действуем не в одиночку, а в связке с другими людьми. И поэтому результат зависит не столько от нашей глубины погружения, сколько от того, как работает система в целом. 

Как использовать. Научитесь проводить четкую границу между задачами, требующими вашего постоянного участия, и теми, которые могут выполняться без вас. Определите, где именно от вас требуется лишь первый шаг, который запустит процесс. 

Финализация

С точки зрения кулинарии блюдо, приготовленное на 90%, — все равно что не готовое. Незавершенную работу на кухне можно выбрасывать. Поэтому повар никогда не начинает то, что не может закончить. До начала работы он точно знает, каким должен быть результат. Такой способ мышления вполне оправдан с точки зрения нейрофизиологии. Мозг подсознательно стремится завершить в реальности то, что было завершено в мыслях. 

Как использовать. Перед тем как взяться за выполнение задачи, ответьте на вопрос: «Когда я достигну цели и что для этого потребуется?» Взлетать имеет смысл, когда вы знаете, что приземлитесь. Важно понимать не только то, как начать, но и как завершить начатое. Старайтесь избегать непродуманных до конца задач, которые «висят» в памяти и переполняют когнитивный кэш.

Выверенность действий 

Чтобы приготовить блюдо, шеф-повар должен совершать выверенные движения. Так он экономит время и работает максимально эффективно. Чтобы действия стали выверенными, они должны быть простыми, короткими и компактными. Только в этом случае они могут быть доведены до автоматизма. Объединив их в цепочку, вы получаете алгоритм. Каждый из нас тоже выполняет массу похожих задач ежедневно: мы завариваем кофе, проверяем почту, читаем новости. Проблема в том, что мы редко выполняем их одинаково, в одно и то же время, в привычном ритме. Алгоритм их выполнения варьируется, принцип выверенных действий не соблюдается, в итоге мы тратим на рутинные задачи слишком много когнитивных усилий. 

Как использовать. Определите, какие задачи вы выполняете регулярно, и придумайте для каждой пошаговую инструкцию, как будто вы пишете ее для другого человека. Шаг за шагом опишите последовательность, логику и результат действий. При необходимости добавьте уточнения: какие инструменты нужны для решения этой задачи или в какой папке лежит нужный файл. 

Честность

Повар предельно честен с самим собой: он знает, что его время и пространство ограничены. Он не пытается выполнить 15-минутную работу за 5 минут и не ждет невозможного от других. Он знает, что не может замедлить или ускорить течение времени. А может лишь сделать то, что в его силах, — максимально эффективно и без лишних затрат. 

Как использовать. Не стройте планы в расчете на то, что ваши коллеги или подчиненные смогут выполнить трехнедельный проект за неделю или решат проблему без необходимых ресурсов. Не пытайтесь управлять временем — оно вне вашей власти, лучше сделайте упор на эффективность. А если проект отнимает слишком много времени, не бойтесь от него отказаться и переключиться на то, что необходимо здесь и сейчас. Если проект действительно важен, говорит Дэн Чарнас, вы обязательно вернетесь к нему в будущем. Потому что время расставляет все по своим местам.