9 приемов, которые позволят сделать больше за день

Кажется, о продуктивности уже сказано все. Но мы каждый день сталкиваемся с одним и тем же: список дел растет, внимание рассеивается, а вечер наступает быстрее, чем получается что-либо завершить. Способы справиться хорошо известны: составлять списки дел, разумно подходить к нагрузке, достаточно отдыхать. Но от этого не легче — возможно, потому, что многие советы по продуктивности звучат как инструкции для людей с бесконечным запасом силы воли и пунктуальностью дворецкого.

В этой подборке — девять приемов для простых смертных. Для всех тех, кому бывает тяжело собраться с силами и выполнить, наконец задачи, которые давно было пора завершить.

1. Уберите отвлекающие факторы

Самая банальная, но от этого не менее важная тактика — минимизировать отвлекающие факторы. Исследования показывают, что одно лишь  присутствие смартфона на столе способно снизить концентрацию и отнимать у вас часть когнитивных ресурсов. В экспериментах участники, убравшие телефон в другую комнату, справлялись с заданиями значительно лучше тех, у кого телефон лежал рядом, пусть даже экраном вниз и без звука. Мозг тратит усилия на то, чтобы не думать о телефоне, из-за чего ухудшается способность фокусироваться — ученые называют этот эффект brain drain («утечка мозгов»).

Важно также избегать многозадачности. Большинство людей продуктивнее в режиме монотаскинга, когда выполняют дела последовательно. Согласно данным Американской психологической ассоциации, постоянное переключение между задачами может снизить производительность до 40%. Лишь около 2,5% людей способны эффективно делать несколько дел одновременно — это, по всей видимости, зависит от генетических факторов. Остальные 97,5% только распыляют внимание, не делая в полную силу ни одну из задач. Поэтому для реальной эффективности лучше отключить уведомления, убрать лишние гаджеты и сосредоточиться на одном деле.

2. Разбивайте большие задачи на части

Одна из причин прокрастинации, то есть откладывания дел на потом, — громоздкость и расплывчатость стоящих перед нами задач. Лайфхак здесь простой: делите работу на небольшие этапы. Такое дробление снижает психологический барьер входа. Как отмечают авторы Harvard Business Review, даже незначительный прогресс способен существенно повысить мотивацию и продуктивность. Достижение небольших, но реальных целей дает нам успеха, что, в свою очередь, мотивирует двигаться вперед.

С точки зрения психологии, самым сложным в любом деле является его начало. Однако стоит нам сделать первый шаг, как большая задача перестает казаться невыполнимой. Например, разобрать один ящик стола проще, чем«навести порядок в квартире. Разбивая проект на части и отмечая маленькие победы, мы обманываем свою прокрастинацию и постепенно доводим дело до конца.

3. Вводите самоограничения и дедлайны

Парадоксально, но сужение времени на задачу повышает продуктивность. Шуточный первый закон Паркинсона гласит: работа заполняет все отпущенное на нее время. Именно поэтому установление четких дедлайнов помогает не растягивать выполнение задач без необходимости. Легкое давление времени создает ощущение срочности и помогает сосредоточиться на самом важном. Особенно эффективными оказываются внешние сроки, установленные руководителем или командой. Эксперименты показали,что такие дедлайны могут быть более действенными, чем внутренние обязательства, данные самому себе. (О внешнем контроле также — в последнем пункте.)

Аналогичный принцип лежит в основе популярной техники «Помодоро». Она предлагает работать короткими сфокусированными спринтами по 25 минут с обязательными пятиминутными перерывами. Ограничение рабочего интервала помогает не распыляться: зная, что есть всего полчаса, люди менее склонны отвлекаться, а короткие циклы работы и отдыха поддерживают высокий темп без выгорания.

Попробуйте также другие самоограничения: например, работать без зарядки ноутбука, чтобы лимит батареи заставил вас уложиться в пару часов. Подобные хитрости не дают делам растягиваться, и вы успеете больше за меньшее время.

4. Делайте паузы и отдыхайте осознанно

Чтобы успевать больше, важно не только сосредоточенно работать, но и вовремя останавливаться. Мозг — не двигатель автомобиля: ему необходимы передышки, иначе с каждым часом усилий продуктивность начинает падать. Наоборот, правильно выстроенные паузы помогают сохранять внимание и поддерживать высокий темп без изнурения.

В одном из экспериментов ученые из Корнеллского университета напоминали офисным сотрудникам делать короткие перерывы в течение дня. Те, кто следовал этим сигналам, показывали на 13% более высокие показатели точности и качества работы по сравнению с коллегами, работавшими без остановок. 

Кроме того, данные приложения DeskTime показали: самые продуктивные 10% сотрудников вовсе не те, кто работает без передышки. Напротив, они придерживаются ритма примерно 52 минуты сосредоточенной работы и 17 минут отдыха. В это время они не листают ленту в телефоне, а полностью переключаются: встают, делают разминку, выходят на короткую прогулку, болтают с коллегами, рисуют или просто смотрят в окно. Поэтому, планируя день, не забывайте планировать и паузы — это не впустую потерянное время, а вклад в вашу продуктивность.

5. Наполняйте работу смыслом

Продуктивность многократно возрастает, когда мы  по-настоящему увлечены делом. И наоборот, бессмысленные, неинтересные задачи мы делаем в разы медленнее. Поэтому один из ключевых приемов — постараться найти личный смысл в выполняемой работе, связать ее с важными для вас целями или ценностями. Когда задача воспринимается значимой, появляется внутренняя мотивация, и достичь состояния полного погружения гораздо легче.

Психологи называют это состояние «потоком» (flow): человек максимально сфокусирован, теряет счет времени и показывает оптимальную продуктивность. В режиме потока люди не только работают быстрее, но и получают больше удовлетворения от процесса. Harvard Business Review отмечает, что ощущение осмысленности труда — один из важнейших факторов вовлеченности и удовлетворения работой (важнее даже зарплаты или условий!). А данные десятилетнего исследования компании McKinsey показывают, что руководители, которые регулярно входят в состояние потока, бывают до пяти раз продуктивнее своих обычных показателей. Иначе говоря, за час в состоянии вдохновения и глубокой концентрации можно сделать столько же, сколько за целый «обычный» рабочий день.

Невозможно искусственно включить осмысленность скучной задачи. Однако вы можете переосмыслить работу: найти, кому она приносит пользу, связать ее с вашим развитием или видеть ее как шаг к более высокой цели. Еще один путь — подобрать оптимальный уровень сложности. Состояние потока обычно возникает, когда задача достаточно сложна, чтобы быть интересной, но при этом вполне посильна вашим навыкам. Слишком простая рутина вгоняет в скуку, а непосильная цель — в стресс. Если же баланс найден, мозг включается на полную мощность, рождаются новые идеи, а сама работа начинает приносить удовольствие.

6. Сокращайте количество бессмысленной работы

Бывает, что мы загружены под завязку, но реальная отдача от наших усилий невелика. Причина кроется в множестве малоценных или вовсе бессмысленных задач, которые забирают время и энергию, не принося пользы ни вам, ни компании. Лучший способ успевать больше — избавиться от такого «мусора» в расписании. В условиях, когда все перегружены работой, важно избавиться от задач, которые ничего не дают ни коллегам, ни клиентам. Другими словами, пересмотрите свои регулярные дела и честно спросите: что произойдет, если я перестану делать вот эту вещь? Если ответ «ничего страшного», возможно, ее можно исключить из списка дел без каких-либо значительных потерь.

На практике взять и бросить какую-то работу бывает непросто — мешают привычки, страх показаться ленивым или безответственным человеком. Поэтому действуйте разумно: обсудите со своей командой или руководителем, как оптимизировать ваш список дел. Например, можно договориться реже созывать совещания или упростить отчеты. Наверняка коллеги тоже рады избавиться от лишней бюрократии, просто никто не поднимает этот вопрос.

После кризиса 2008–2009 годов в международных компаниях многим сотрудникам пришлось взять на себя больше обязанностей при сокращении штата, и с тех пор переработки и большая загруженность стали новой нормой. Но это не значит, что нужно покорно тянуть воз бессмысленной работы. Напротив, ценятся люди, которые умеют расставлять приоритеты и фокусироваться на том, что действительно важно. Избавив себя (и, возможно, окружающих) от рутины, не несущей ценности, вы освободите время для по-настоящему продуктивных задач.

7. Обозначьте границы доступности для коллег

В современном мире мессенджеров и удаленки границы между работой и личным временем стерлись, и это сильно бьет по концентрации и мотивации. Постоянные сообщения и звонки по любым поводам не дают сосредоточиться на задачах днем и мешают отдыхать вечером. Исследования подтверждают, что 76% сотрудников считают внерабочие рабочие уведомления нежелательным вторжением в личное время, и после пандемии таких вторжений только прибавилось.

Поэтому важно открыто обсудить в команде границы доступности — когда и как можно вас беспокоить, а когда нет. Например, можно зафиксировать рабочие часы каждого и не ждать мгновенного ответа, если вы пишете человеку поздно вечером или в выходной. Технологии тут тоже помогают: отложенная отправка писем позволяет не сыпать уведомления ночью, а в тексте письма или в теме можно четко обозначить, какие вопросы требуют немедленного решения, а какие могут подождать.

8. Делегируйте и покупайте время

Делегирование — эффективный, но зачастую недооцененный инструмент тайм-менеджмента. Многие из нас привыкли все делать самостоятельно, хотя часть задач можно смело переложить на других или даже автоматизировать. Не стоит бояться потери контроля, ведь преимущества очевидны: вы освобождаете время и силы для более важных дел или для отдыха.

Удивительно, но делегирование не только повышает продуктивность, но и делает счастливее. В прямом смысле: психологи выяснили, что люди, которые тратят деньги, чтобы сэкономить время (например, вызывают клининг или заказывают доставку еды вместо самостоятельных хлопот), значительно более довольны жизнью. В ходе эксперимента участникам выдали по $40 и предложили потратить их на разные вещи: одну сумму — на что-то для себя, а другую — на услугу, которая сэкономит время. Оказалось, что «покупка времени» вызывает гораздо больше радости и энтузиазма, чем приобретение очередного материального предмета.

9. Попробуйте body doubling

Среди относительно новых трендов продуктивности появился термин body doubling («двойник»). Его суть заключается в том, чтобы работать параллельно с другим человеком, который будет служить своеобразным контролирующим органом. Это можно делать как в реальной жизни, например, вместе сидя в библиотеке или кафе, так и в виртуальной, по видеосвязи, где каждый будет заниматься своим делом, пока камера включена.

Идея body doubling зародилась в сообществе людей с СДВГ, которым трудно сосредоточиться в одиночестве. Однако она быстро распространилась и стала популярной, особенно с ростом удаленной работы.

Хотя научных исследований этого метода пока не так много, некоторые психологи и коучи утверждают, что body doubling действительно помогает сохранять концентрацию и мотивацию. Присутствие другого человека, даже виртуальное, создает эффект мягкой социальной ответственности: вам становится сложнее прокрастинировать, ведь рядом кто-то тоже работает.  И при этом это не жесткий контроль, а скорее позитивный внешний стимул.