Не сгореть: как контролировать рабочее время на карантине

Это чуть видоизмененный текст нашей рассылки. Если вы хотите дважды в неделю получать от нас письма, которые содержат тонну полезной информации и ссылок — подпишитесь на рассылку тут.

Работа начала поглощать мир. С переходом из офисов домой во многих странах увеличилась фактическая продолжительность рабочего дня — в среднем на 2-3 часа. Корпорации отчитываются о росте продуктивности сотрудников, но признают, что за ним последует и спад.

Вице-президент Intel Рейчел Мушавар говорит, что сейчас она на пределе: рабочий день увеличился до 13 часов и его теперь надо совмещать с воспитанием четверых детей. В технологическом стартапе Dot Health трудятся 15 человек, все они во время пандемии начали работать по 12 часов в день: с утра не надо тратить время на дорогу, а значит, можно подключиться раньше, вечером никто никуда не идет, а значит, можно отключиться позже. Первые соцопросы во время эпидемии уже показывают высокий уровень числа работников с выгоранием.

Эффект от переноса работы из офиса домой можно сравнить с джет-лагом. Вам трудно не только регулировать время, но и просто замечать, как оно течет: уже ночь, а вы все еще «в процессе» или «на связи». Играет роль и стрессовая ситуация, в который мы все находимся: мы стараемся не упустить шансы, которые дает пандемия, и не потерять, что имеем. Пока какие-то компании закрываются и сокращают сотрудников, нам хочется доказать (в первую очередь самим себе), что невероятные усилия помогут выйти без потерь. Но, к сожалению, так работает не всегда и угроза выгорания может быть серьезнее пандемии. Как же быть? Человечество пока не придумало ничего лучше графика.

Как составить график

Режим дня не только поможет быть более собранным, но и снимет одну из причин переработок и выгорания — тревогу. Самый простой способ сделать это — имитировать обычный режим в домашних условиях: начинать и заканчивать работу в то же время, что и раньше, и соблюдать ту же последовательность в выполнении задач. Но это идеальный сценарий, который мало кому удастся выполнить.

Более реалистичный вариант — создать новый, более гибкий график. Наша идея в том, чтобы разбить работу на временные блоки и собирать их как конструктор, адаптируя под вашу ситуацию. Вот что поможет преодолеть хаос.

Решите, сколько времени вы будете работать каждый день.

Если раньше работа кончалась тогда, когда все уходили из офиса, сейчас есть соблазн работать до тех пор, пока в списке дел не кончатся задачи — или, что более вероятно, пока не кончатся силы. По разным оценкам, среднестатистический человек может продуктивно трудиться 3-5 часов в день — а не восемь или четырнадцать.

Переосмыслите рабочий график.

Не обязательно работать с 9 до 18 часов, потому что теперь часть этого времени «съедают» дети, чтение новостей о коронавирусе и домашние дела. Попробуйте эксперимент: разбейте количество времени, которые вы решили посвятить работе, на блоки. Один из блоков можете поставить на раннее утро, если вам приятно трудиться, пока все спят, а другие блоки — на вечер. Или освободить утром время для домашних дел и сместить все рабочие блоки на послеобеденное время.

Составьте ежедневный план дел на день.

А еще лучше — делайте это с кем-то вдвоем. Такой напарник называется accountability partner. Утром вы кидаете партнеру список дел, он кидает вам; вечером «отчитываетесь». Можно сделать дополнительный созвон в выходные, чтобы обсудить планы на неделю. Вот здесь есть подробная инструкция.

Впишите в план перерывы.

Короткие перерывы помогают работать продуктивнее. Как именно запланировать паузы? Во-первых, выделить час на обед — это будет полноценный отдых, в отличие от перекуса за рабочим столом. Во-вторых, можно воспользоваться одной из техник управления временем, например «Помидором»: после 25 минут труда следует 5 минут отдыха, после четырех блоков «работа + отдых» следует более длинный перерыв на 15-30 минут. Можно выбирать и другие интервалы, если 25-минутные для вас слишком короткие. Например, есть теория, что наши биологические часы работают по 90-минутному графику — потому что примерно столько длится одна фаза сна в рамках цикла сна.

Внесите резервное время между задачами.

Между пунктами в плане должны быть блоки свободного времени — резерв на случай, если задачу не получится сделать вовремя или появится новое, срочное дело. Джефф Вейнер, CEO LinkedIn, пишет, что в его ежедневнике есть серые временные окна без конкретных дел. Один промежуток резервного времени длится от 30 до 90 минут, в совокупности — от 90 минут до 2 часов в день. Вейнер использует это время для стратегического планирования — или просто чтобы отдохнуть и подумать.

Впишите в план общение с коллегами и подчиненными.

Николас Блум, профессор экономики в Стэнфордском университете и исследователь работы на дому, считает, что мотивация и креативность рождаются из окружения. Блум советует на карантине воссоздать социальный контакт с помощью групповых и индивидуальных видеоконференций. Для этого запланируйте в ежедневнике 30-минутный общий видеочат и 10-минутную беседу с одним коллегой на каждый день.

Обсудите с домашними, с какими вопросами можно подходить в рабочее время, с какими — нет.

Может показаться заманчивым устроить стирку или общаться с родными параллельно работе, но это это нарушит концентрацию и вряд ли положительно скажется на продуктивности. Чтобы выполнять в рабочее время только рабочие задачи, обсудите с родными, когда вас можно беспокоить, а когда — нет. Например, с 9 до 13 часов к вам можно обращаться только со срочными вопросами, а с 13 до 14 вы готовы обсудить, какой фильм посмотреть вечером и заказать ли на ужин пиццу.

Придумайте ритуалы, чтобы начать и закончить работу.

Что такое ритуалы? Полчаса на выбор одежды, кофе по дороге, пешая прогулка, болтовня в лифте — привычные, автоматические сигналы начать и закончить работу. Работать в пижаме, какой бы соблазнительной идея не казалась — плохое решение. Наоборот, стоит сохранять старые ритуалы — как минимум одеваться «как на работу» в начале дня и переодеваться в «домашнее» после — и придумывать новые: например, начинать будни с какао и пятиминутного видеочата с коллегами, а заканчивать дурацкими танцами или теплой ванной.

Бонус. Что советуют руководители

Анастасия Сартан, основательница портала для карьерного старта Grintern.ru и калифорнийского fashion-стартапа stylehacks.ai

На время карантина пришлось отказаться от няни для наших погодок, поэтому мы работаем с мужем по очереди. Тут для меня очень важно договариваться, чтобы мне доставалось хотя бы 2-3 утра в неделю, потому что к вечеру очень сложно сосредотачиваться на крупных задачах. Во время работы я всегда слушаю Deep Focus Playlist на Spotify, это помогает не отвлекаться на то, что происходит за дверью.

Что касается сотрудников, то я перевела их на удаленный формат работы около пяти лет назад и сейчас нам не пришлось привыкать к новой обстановке. Но главный совет для адаптации новичков к хоум-офису такой: менеджер должен проводить звонки с подчиненным один на один хотя бы раз в неделю. Так сотрудник не чувствует себя одиноким и получает достаточно внимания.

Максим Спиридонов, сооснователь и генеральный директор «Нетология-Групп»

Чтобы не выгорать, я соблюдаю режим: стараюсь ложиться в одно и тоже время и спать 7-8 часов. Разделяю пространство и время на личное и рабочее. Также у меня четко определены часы, во время которых я работаю. Я не пропускаю отдыx: выхожу прогуляться в безлюдные места, чтобы это было в духе самоизоляции. Каждое утро делаю 20-25 минут разминку, и два раза в неделю у меня более активная силовая тренировка.

Мы понимаем, что наши сотрудники сейчас могут выгореть, поэтому уделяем большое внимание их состоянию. Мы комментируем главные новостные поводы и в успокаивающем ключе объясняем, что это значит для нашей компании. При необходимости даем конкретные советы, что делать. Плюс к этому мы начали устраивать мероприятия, помогающие разнообразить жизнь. Каждое утро в зуме проходят зарядки, два раза в неделю по вечерам — занятия с преподавателями по йоге. Еще мы организовали мастер-классы по рисованию. А на этой неделе экспериментально купили 20 часов рабочего времени психолога и дали возможность любому из сотрудников бесплатно забронировать слот на 50 минут и обсудить какие-то возникающие у него проблемы.

Андрей Баев, гендиректор Bookmate

Хороший лайфхак, чтобы не выгореть, — периодически менять свое рабочее место. По возможности не находиться все время в одном и том же пространстве, если позволяет квартира. Также полезно менять позы и иногда работать стоя. Еще совет: составлять разный распорядок дня на будни и на выходные, чтобы избежать ситуации, когда у вас неделя будет состоять из семи одинаковых суток.

Добиться этого легко, настроив будильник так, чтобы выходной начинался не в то же самое время, что и будний день.

Каких-то официальных советов как соблюдать work-life balance в домашних условиях мы сотрудникам сейчас не даем. Зато даем людям свободу распоряжаться своим временем: у нас гибкое начало рабочего дня, и у каждого есть возможность выстроить график исходя из своих потребностей и интересов.

Фото на обложке: Vlada Karpovich / Pexels