«Вы не можете управлять секретом»: как создать доверие в команде за 5 минут в день

В постоянной рубрике «Любимый прием» психологи и коучи делятся практиками, которые они чаще всего рекомендуют клиентам. На этот раз мы поговорили с executive-коучем Сергеем Сиротенко — о том, как создать в команде безопасную атмосферу даже в условиях тотальной неопределенности.

Суть приема

Психологическая безопасность помогает не бояться ошибок и не тревожиться по поводу того, насколько вас ценят и принимают в коллективе. Об этом писал Эдгар Шайн — профессор Школы управления Слоуна при Массачусетском технологическом институте.

Чтобы углубить уровень доверия в команде, я рекомендую своим клиентам регулярно проводить чек-ин. Для этого можно в начале совещания или рабочей встречи предложить участникам ответить на один вопрос. Например:

• Какое слово описывает ваше состояние сейчас?
• Что сейчас занимает ваше внимание и о чем нам стоит знать?
• Что вам сегодня нужно от группы, чтобы сделать работу наилучшим образом?

Кит Феррацци, предприниматель и автор книги «Никогда не ешьте в одиночку», предлагает формат чек-ина One high, one low — еще он называется Sweet and Sour (сладкое и кислое). В этом случае участники сначала делятся одним ярким событием, успехом или поводом для гордости (one high), а затем — одной неудачей или трудностью (one low).

У удаленных команд своя специфика: так как участники устают от долгих видеозвонков, им трудно концентрироваться, распознавать эмоции коллег без невербальных сигналов и сохранять границы между работой и нерабочим контекстом. Вопросы можно адаптировать с учетом онлайн-специфики:

• Оцените уровень своей энергии от 1 до 10
• Что нам нужно знать о вашем окружении? (Например, ваши соседи затеяли ремонт)
• Какая личная или рабочая фоновая задача сейчас вас отвлекает?
• Какой момент вне работы за последнюю неделю заставил вас улыбнуться?

Также можно настроить общую цифровую доску в Miro или Mural для анонимных ответов перед встречей — это снизит барьер для застенчивых участников.

Эффект от приема

Короткий чек-ин может повысить взаимопонимание даже в ходе сложных стратегических сессий топ-команд. Люди откликаются на ответы друг друга: если один участник расскажет о проблемах со сном, у другого это вызовет ассоциацию со своим самочувствием, он этим поделится, и у этой пары возникнет эмоциональный контакт.

В результате коллегам становится проще обсуждать деловые вопросы и бизнес-задачи. Эмоциональный фон не игнорируется, а признается — значит, он не помешает достигнуть общих целей, а люди смогут беспрепятственно находить общий язык и договариваться друг с другом.

Что важно учесть

1. Сделайте чек-ин ритуалом. Регулярно выделяйте пять-десять минут в начале встреч, чтобы создать устойчивое доверие в команде.
2. Следите за временем. Чтобы не растягивать процесс, лучше ограничиться одной-двумя минутами на каждый ответ.
3. Придерживайтесь небольшого количества участников. Оптимальный размер группы — пять-семь человек. В группах от восьми человек участники менее откровенны, так как ощущают бо́льшую социальную тревожность. Кроме того, чем больше людей, тем меньше времени получится уделить каждому. Абсолютный максимум — 12 человек. Если ваша команда работает удаленно, оптимальный размер снижается до четырех-шести участников — в силу специфики видеозвонков.
4. Не принуждайте. Объясните команде, зачем вводите новый ритуал, но если после этого кто-то все равно откажется участвовать — не давите. Тем, кто все же пришел, разрешите не отвечать и «пропускать ход», если почувствуют дискомфорт.
5. Будьте искренни. Иногда участники делятся «безопасными» страхами, избегая признаваться в настоящих. Например, кто-то может сказать «Я устал» вместо «Я боюсь, что из-за моего решения мы провалим этот проект». Особенно это свойственно первым лицам: на них давит груз ответственности перед командой, поэтому говорить о неуверенности, тревоге и ошибках страшно. Но чек-ин — как раз та практика, которая позволяет быть ролевой моделью открытого, аутентичного и человечного лидера, который не стесняется своей уязвимости. Поэтому я рекомендую руководителям команд начинать чек-ины с себя и честно говорить о том, что вас беспокоит — это увеличит шанс того, что другие участники тоже будут откровенны, следуя вашему примеру.
6. Не перебивайте, не оценивайте, не советуйте. Даже добрый комментарий может повлиять на то, что изначально собирался сказать человек. Наша же задача — обеспечить среду, в которой члены команды будут уверены, что могут говорить свободно. У этого правила есть одно исключение — ниже.
7. Не игнорируйте проблемы. Чек-ин — это обещание заботы, поэтому если кто-то поделился серьезным переживанием, не оставляйте это без внимания. Например, недавно один участник сессии сказал, что у него умирает любимая собака — в таком случае можно сразу учтиво спросить, можете ли вы чем-то помочь, или поддержать в личной беседе позже. При этом базовое правило об активном слушании и не прерывании чек-ина остается в силе.

Почему это мой любимый прием

Как сказал Алан Маллали, член совета директоров Alphabet и выдающийся антикризисный менеджер, «You can't manage a secret» — «Вы не можете управлять секретом». И если Алан в первую очередь имел в виду прозрачность в цифрах, то здесь это применимо к человеческому контакту в команде, который нужен и ради результатов, и ради удовольствия от совместной работы.