Вам трудно справляться с делами, все успевать и поддерживать связи даже с маленькой группой близких людей? Или, напротив, вы считаете себя мастером тайм-менеджмента и гением нетворкинга? В обоих случаях вы удивитесь тому, как живет и строит работу Сэм Коркос — человек, который существует на принципиально другом уровне самоорганизации. Он возглавляет Levels Health — сервис, помогающий клиентам поддерживать здоровье и активность, используя датчик постоянного мониторинга глюкозы. Это снаружи. А внутри компания напоминает структуру из киберпанковского будущего. Недавно Сэм Коркос пришел на подкаст к Тиму Феррису — они говорили три часа, а мы сделали для вас сравнительно небольшой пересказ их беседы.   

Онбординг длиной в месяц

В Levels Health, которую чаще называют просто Levels, есть правило: новым сотрудникам почти с первых дней поручают читать внутренние документы компании и предлагать вносить в них любые изменения, которые они сочтут нужными. 

«В компании очень важна организационная энтропия: любой произведенный артефакт начинает гнить в тот момент, когда вы его создали. И единственный способ сдержать энтропию — добавить больше информации, добавить больше энергии в систему», — объясняет Коркос.

Это одна из культурных ценностей Levels, говорит он: правила компании «написаны карандашом», все можно менять, и к концу периода адаптации каждый новичок должен представить список того, что, по его мнению, устарело — а потом изменить это. «И это бывает довольно странно для людей, особенно пришедших из крупных компаний. Они говорят: “Я же новый сотрудник, как я могу что-то менять?” Но потом заходят в рабочие файлы и сами их редактируют».

Знакомство новых сотрудников с документами и правилами длится целый месяц, в течение которого им не поручают никаких рабочих задач. «Им также показывают видео, где я говорю: “Я понимаю, что вам хочется быстрее приступить к работе, но не делайте этого. Это всегда ошибка. Отнеситесь к адаптации серьезно”», — объясняет Коркос.

Новичкам действительно есть к чему адаптироваться: «То, как мы построили нашу культуру, как мы работаем, сильно отличается от предыдущего опыта многих людей… Им бывает неприятно, и мы пытаемся облегчить людям многие вещи».

Тотальная прозрачность

Одна из вещей, к которой новичкам трудно привыкнуть — тотальная прозрачность и запись практически всего, что говорят и делают сотрудники компании.

Все групповые созвоны в Zoom записываются по умолчанию, это оговорено одним из многочисленных правил. Рабочие процессы, в которых участвует более одного человека (то есть, практически все), фиксируются в программе Loom, которая позволяет записывать видео с экрана любого электронного устройства и посылать видео-сообщения.

Записи сохраняются для того, чтобы в любой момент можно было их пересмотреть и понять, что и в какой момент пошло не так или что именно говорил любой участник давно прошедшей встречи, говорит Коркос: «Всегда можно сказать: “Вот запись того, о чем мы тогда говорили, поэтому нет никакого неправильного толкования, это ровно то, что было сказано или сделано”». При этом, люди вправе выбирать, предоставлять доступ к их записям всем желающим или только определенной группе людей.

С недавних пор в Levels принято записывать и рабочие разговоры тет-а-тет, но если оба участника или один из них против, этого можно не делать, говорит Коркос: «Мы поощряем шеринг таких разговоров, но не настаиваем». Их участники вправе выбирать, кому предоставлять доступ к ним, а также редактировать содержание (Loom позволяет редактировать не только аудио, но и видео — размывать фон или блюрить какие-то детали видео, которыми не хотите делиться).

Асинхронность

Все записи хранятся еще и потому, что в Levels предпочитают асинхронное общение синхронному — memo culture instead of meeting culture, как сказано в одном из ее внутренних документов.  

Раньше руководители компании расстраивались, когда не могли собрать на важное совещание всех нужных людей — у Levels есть сотрудники во многих странах мира и собрать всех часто трудно из-за разницы во времени — но потом поняли важную вещь: контент масштабируется, а время — нет, говорит Коркос. «Люди могут посмотреть запись совещания в любое удобное время и на любой удобной им скорости, а потом записать в Loom и отправить свои соображения по любому вопросу».

То же касается совместной работы: если раньше двум условным программистам, работающим над одной задачей, нужно было сидеть рядом или хотя бы общаться в режиме реального времени, то Loom снял эту проблему. «Вам не нужно делать это вживую. Это тоже часть контента — вы записываете свою работу и любой сотрудник компании затем сможет посмотреть ее, поставить на паузу, отмотать назад, сделать пометки и т.д.».

Все это и привело к созданию memo culture: в Levels принято фиксировать и оставлять в открытом доступе (или открытом для определенной группы людей) все, что касается рабочих процессов. Для хранения самых разных мемо используется программа Notion, в которой сотрудникам компании видно даже рабочее расписание Коркоса — чем именно он занят в этот конкретный момент времени (подробнее об этом чуть позже).

Для примера: вот инструкция о том, как в Leves принято проводить совещания. А вот видео, объясняющее суть концепции memos over meetings. Ее текстовый вариант тоже есть, как и отдельная концепция на этот счет.     

Аудио, видео и тексты

Levels поощряет обмен аудио- и видео-сообщениями между сотрудниками. Коркос говорит, что сам записывает от 10 до 20 роликов в Loom в день, но шерит только половину из них, оставшиеся — это скорее заметки для себя: при необходимости ими можно будет поделиться потом. «Записать ролик в Loom — ничего не стоит, я просто записываю все, что мне, возможно, захочется использовать. Или не захочется».

Например, Коркос для комментариев к самым разным документам чаще использует Loom: «Я как-то просматривал гугл-док и понял, что не хочу оставлять 75 комментариев. И что если я буду давать устный фидбек, это как минимум сэкономит массу моего времени».

Кроме того, по его словам, чистый лист бумаги или новый файл внушает многим людям настоящий ужас, а в Loom они могут просто записать свои мысли, и это гораздо менее болезненный способ хотя бы частично начать работу над нужной задачей.

Феррис спрашивает Коркоса, что насчет людей, которые плохо воспринимают аудио- и видеоинформацию, ненавидят голосовые сообщения и предпочли бы общаться текстом. На самом деле в Levels много текстовых документов — инструкций, исследований, мемо и других, отвечает Сэм: «Правильный инструмент нужно использовать для правильной работы. Длинные заметки должны быть изложены в письменном виде, потому что письмо — инструмент для мышления. Аудиозаметки — инструмент для передачи информации».

OT REMINDER. Чтобы вам было проще понять, что такое «длинная заметка для мышления» в представлении Коркоса, вы можете прочитать его статью о том, как он работал над созданием Levels первые два года.  Запаситесь временем, терпением и желанием вникать в графики вроде этого: чем Коркос ожидал заниматься все это время и чем занимался нам самом деле.   

Запрет на Slack

В Levels принципиально не используется Slack — одна из самых популярных программ для организации командной работы, вместо него компания предпочла разработать свой инструмент для внутренней коммуникации.

«Slack — это противоположность тому, чего вы хотите от инструмента общения на рабочем месте. Это игровой автомат, у него та же дофаминовая петля, что у твиттера. Вам хочется все время проверять, не появилась ли там новая важная информация», — считает Коркос.

Он ссылается на давнее исследование компании RescueTime, согласно которому обычный «работник умственного труда» — писатель, дизайнер, разработчик или продакт-менеджер — проверяет электронную почту или мессенджер каждые шесть минут. А Slack в этом смысле антилидер: использующие его люди проверяют разные инструменты коммуникации каждые пять минут, а не пользующиеся Slack — лишь каждые 8 минут.

«Доказательства работы»

В Levels есть важный принцип: сделав любую порученную ему работу, сотрудник обязан тут же сообщить об этом тем, кому он подотчетен — «завершить цикл». В противном случае у людей будет ощущение, что число невыполненных задач все время накапливается и работа никогда не будет выполнена, объясняет Коркос.

«Недостаток коммуникации — это недостаток производительности… Я говорю людям: “Общение — это часть вашей работы, поэтому меня не волнует, насколько хорошо, по вашему мнению, вы справились со своей задачей, если вы вовремя не сообщили о ее выполнении”». Сообщать об этом можно все в том же асинхронном режиме.

У каждой команды Levels есть собственная страница в Notion со списком всех рабочих задач, к которым можно добавлять ссылки на видео в Zoom или в Loom. «И если вы хотите узнать, когда кто-то в последний раз выполнял эту задачу, вы можете перейти на страницу конкретной задачи и увидеть: "О, это они сделали 3 марта, а это — 26 апреля". И вы не просто можете увидеть, что они делали, вы можете нажать на воспроизведение этой записи и посмотреть, как они это делали», — говорит Коркос.

Коркос мечтает о том, что в ближайшем будущем можно будет организовать поиск не только по базе текстовых мемо, но и в видеоархиве, и в этом смысле надеется на инструменты с использованием искусственного интеллекта вроде ChatGPT. «Обязательно наступит момент, когда вы сможете сказать: "Эй, можешь найти мне видео, которое я сделал с этим конкретным человеком, где мы говорили об этом?" И он сможет его найти, и тогда многие проблемы будут решены».

А пока ИИ не умеет искать по видео, эту работу делают исполнительные ассистенты  — executive assistants или EA.  

Исполнительные ассистенты

В Levels поощряется делегирование сотрудниками части их работы — по крайней мере той части, с которой могут справиться люди с меньшим опытом и квалификацией. Эту роль в компании занимают EA на удаленке, в основном живущие на Филиппинах — так сложилось исторически.

Людям бывает трудно делегировать работу, признает Коркос, и вспоминает недавний разговор с сотрудником, который говорил: «Кто я такой, чтобы поручать им выполнять работу, которую я сам делать не хочу?» И здесь помогает рефрейминг, говорит Сэм. «Я сказал ему: “А если бы я поручил вам сделать часть моей работы, что бы вы почувствовали?” Он ответил: “Ну, это было бы здорово, это показало бы, что вы мне доверяете. И я ответил: “Не делегируя работу этому человеку вы, по сути, задерживаете его карьерный рост и не даете ему возможности проявить себя».

Люди часто боятся делегировать работу еще и потому, что уверены — это потребует слишком больших усилий с их стороны, а хороший результат не гарантирован, говорит Коркос: «Они говорят: “Ох, чувак, мне же придется написать целый документ по процессу и потом еще все самому контролировать”».

Ответ Коркоса — не усложняйте. Включите Loom, выполните всю работу, которую вы собирались сделать, и запишите ее. А потом покажите запись человеку и попросите повторить. «Когда они пытаются, сначала выходит неправильно, и это нормально. Вы просто говорите: “Все хорошо, но я хочу, чтобы это вы сделали так, а это — вот так. Они повторяют, снова и снова, а потом у них все получается”».

В Levels есть отдельная «концепция исполнительных ассистентов»: в частности, они доступны только тем сотрудникам, которым нужно выполнить конкретные задачи, а не «оказать общую помощь по разным вопросам». Сейчас их около 20 человек, четверо из них работают с Коркесом. «Они просматривают мою почту, отбирая для меня письма, на которые, по их мнению, стоит ответить. Они готовят посты в соцсети от моего имени: пишут их, делают скриншот и показывают мне — я одобряю или вношу изменения, затем выпускают их с пометкой “от имени Сэма”. Они готовят списки гостей на мероприятия и берут на себя работу по их организации. Они подбирают и рассылают подарки моим друзьям на Рождество», — перечисляет Коркос некоторые обязанности своих EA.

Разумнее всего делегировать EA рутинные, повторяющиеся задачи, каждая из которых может занять у вас несколько минут, но которые накапливаются и отнимают у вас уже много времени. «Да, сам я наверняка смог бы сделать все быстрее и эффективнее, но у меня есть другие дела, которые имеют более высокую ценность и которыми я могу заняться вместо этого», — говорит Коркос.

Общение с EA ведется все в том же асинхронном режиме, в том числе потому, что из-за разницы во времени общаться в режиме реального времени неудобно: «Даже с моей первой ассистенткой, Лори, мы до сих пор ни разу не общались синхронно. Не потому, что я не хочу, просто нам это было не нужно».

Календари вместо списка дел

Переход от списков задач (to-do lists) к ведению календарей Коркос называет своей «самой важной тактикой тайм-менеджмента». Осознание пришло внезапно: «Я понял, что время ограничено, а количество элементов, которые вы можете добавить в список дел — бесконечно. И что я работаю с неправильным ограничением».

Сотрудникам и друзьям Коркос советует такое упражнение: «Возьмите весь длинный список дел и наложите его на даты, в которые, по вашему мнению, вы будете ими заниматься, добавляя количество времени, которое на это уйдет. И потом вы увидите, что получится». Один перенос важной встречи, один не состоявшийся в нужное время созвон, и дела начинают наползать друг на друга, все идет не так.

Выход? Ориентируйтесь не на дела, а на время, которые вы будете на них тратить. Каждый день Коркоса разбит на блоки, в рамках которых он занимается чем-то одним: блок на собеседования, блок на разбор электронной почты, блок на что-то еще. «В основном они повторяются, поэтому, если я что-то успею сделать в рамках блока на этой неделе — я просто перенесу это в такой же блок на следующей неделе». При всей кажущейся простоте идея работает: вы не пытаетесь доделать все дела последовательно и не занимаетесь ими одновременно — вы просто выделяете для них определенное время и прекращаете, когда оно заканчивается.

Все новые задачи — приходящие через мессенджеры, электронную почту или другие средства коммуникации — Коркос заносит в календарь, который заменяет ему все планировщики. Если рабочей задачи нет в календаре, ее нет вообще, говорит Сэм.

Его любимая программа — Calendly, которая синхронизируется с календарем Google и которой можно делиться с другими людьми. «В ней я могу установить часы, в которые я доступен, отправить ссылку другим людям и они сами могут выбрать удобное для всех нас время. И я сам бываю очень тронут, когда получаю от кого-то ссылку на их Calendly. Хотя многие не хотят делиться такими ссылками, показывать свое время, и я правда не понимаю, почему».

Календарь Коркоса выглядит вот так.

«Обнуленная» почта 

Коркос говорит, что не любит электронную почту и старается хотя бы раз в неделю полностью «обнулять» папку «Входящие» — над которой перед этим уже поработали его ассистенты. «Они очищают мой почтовый ящик, складывая в папку под названием “Неважно” все, что, по их мнению, мне видеть не обязательно”».

Но писем все равно остается много, слишком много, и Коркос называет электронную почту «дырой, через которую приходит слишком много непрошенной информации». Он говорит, что научился справляться с этим потоком с помощью сервиса Superhuman, который позволяет просматривать и сортировать письма значительно быстрее, и с помощью сочетаний «горячих клавиш».

«Вы тратите на это 15 минут один раз, а ваша производительность растет на 10–40% на всю оставшуюся жизнь. И это верно не только для почты — если вы используете Figma, изучите горячие клавиши, если вы работаете в Photoshop, изучите горячие клавиши. Это бесплатное повышение производительности практически без затрат».

Очищение папки «Входящие» не очищает список ваших дел, вы просто переносите их в другие программы, признает Коркос: «Но это уменьшает стресс, возникающий из-за длинного списка потенциальных задач, которые вам нужно выполнить».

Режим «не беспокоить»

Расписание гендиректора Levels доступно абсолютно всем сотрудникам компании по ссылке в Notion — они видят, когда с ним можно связаться, а когда лучше не трогать. Коркос признается, что терпеть не может, когда его отрывают от дел, о которых он к тому же оповестил всех заранее.

«Мой телефон по умолчанию почти все время переключен на режим "Не беспокоить", часто на авиарежим. Когда я работаю над чем-то, мне очень, очень не нравится получать от людей сообщения… Поэтому я говорю всем: если вы видите в моем календаре блок глубоко сфокусированной работы, не пишите мне, если нет чрезвычайной ситуации», — говорит он.

Но Коркос никогда не занимает «сфокусированными» блоками весь день — обычно 50% рабочего времени он оставляет «свободным», то есть отведенным на непредвиденные дела, встречи или на отдых. «На самом деле свободным от дел мне удается держать примерно 25% времени, но только потому, что я работаю по этой системе уже по крайней мере 5 лет и теперь могу заранее оценить, сколько времени мне понадобится, чтобы сделать что-то, с точностью примерно 90%», — рассказывает Коркос.

Книги вместо новостей

Еще более жестко Коркос фильтрует информацию, которая не относится к работе — из новостей или социальных сетей.

«Новостной индустрии удалось убедить людей, что просмотр новостей — это едва ли не обязанность ответственных граждан, — говорит он, — но однажды я прочитал книгу Райана Холидея "Верьте мне, я — лгу", о состоянии СМИ, она меня правда напугала, и с тех пор я трезв уже почти почти десять лет». 

Все начиналось, как месячный эксперимент, продолжает он: «Я сказал себе, что в течение месяца я не буду следить за текущими событиями в любой форме — ни за новостями, ни телевидением, ни за социальными сетями. А вместо этого просто попробую читать книги, и за тот месяц прочитал восемь книг — может быть, больше, чем за предыдущие пять лет. И все в моей жизни стало лучше».

Коркос говорит, что почувствовал себя лучше физически, стал меньше волноваться, хотя порой и не мог поддержать разговор с друзьями на какие-то тривиальные темы. «Темы типа “с кем сейчас встречается Ким Кардашьян"? Да я понятия не имею, и мне все равно. Если что-то действительно важно, оно в итоге попадет в книгу, которую я потом прочитаю», — говорит он.

У Коркоса есть собственная, довольно радикальная стратегия отношений с книгами в целом: «Я покупаю книгу, которую действительно хочу прочитать следующей. Потому что понял, что стопки книг, которые я купил и не читал, выглядят предательством по отношению к самому себе». Сейчас он читает минимум две книги в неделю — точнее, в основном слушает во время прогулок.

А чтобы выбирать эти книги (и не только для этого), Коркос проводит салоны.

Нетворкинг

«Я провожу салонные ужины (salon dinners) примерно раз в месяц, и один из вопросов, который я всегда задаю всем приходящим — назовите последнюю книгу, которую вы прочитали. Это мой способ набрать хорошие рекомендации, которые я потом заношу в свой список желаний на Audible», — рассказывает Коркос.

Сэм занимается организацией салонов давно и к настоящему моменту провел их более 100. Темы — очень разные, он выбирает их сам. «Например, до конца этого года мы планируем провести салон о смерти. А недавно мы обсуждали, как выразить любовь, перед этим говорили о человеческих отношениях и дружбе. Темы варьируются от глубоко интеллектуальных до более личных и основанных на опыте».

Участников салонов всегда немного — от 6 до 12 человек. Гостей выбирает Коркос, стараясь, чтобы в каждом салоне участвовали люди разных взглядов, социального происхождения и уровня доходов. Несколько условий: никаких телефонов за столом, никаких отклонений от темы — «я сам слежу за этим, я безжалостный модератор» — и никакого перетягивания внимания на себя. «У меня есть друзья, которые обожают монополизировать общение, поэтому я говорю им: “Я собираюсь пригласить тебя на салон, но не хочу, чтобы ты вообще говорил первые 30 минут, хорошо? Иначе я тебя больше не буду звать. И все обычно соглашаются», — рассказывает Коркос.

Выбрав тему следующего салона, Коркос готовит примерный список вопросов для беседы — в последнее время он поручает это боту ChatGPT, который, по его словам, с этим прекрасно справляется. Затем посылает одному из ассистентов список людей, которых считает подходящими для этого салона, а тот рассылает приглашения с темой и списком вопросов. Желающих участвовать обычно больше, чем мест, и тем, кто не попал в итоговый список, ассистент отправляет сообщение: «Простите, в этот раз не хватило мест, надеемся, вы сможете принять участие в следующем».

При этом салоны — лишь малая часть стратегии Коркоса по развитию нетворкинга. Он называет себя «довольно глубоким интровертом», который однажды решил, что слишком мало общается с людьми: «Поэтому я поставил перед собой цель, которая у меня до сих пор есть: каждый квартал поддерживать связь с 1000 людей, которые мне небезразличны». Феррис в ответ восхищенно и нецензурно ругается, спрашивая, как это возможно и почему такое большое число. «Ну, 100 человек было бы слишком легко. Я не набирал 1000 последние года два, но постоянно выхожу за отметку 500», — отвечает Коркос.