Как стать продуктивнее с помощью ИИ: пошаговое руководство

Сегодня каждый сталкивается сразу же с множеством задач, которые требуют внимания, времени и усилий. Могут ли современные технологии помочь быть продуктивнее и успевать больше? Подписчик Reminder Анна Амброзевич, эксперт с более чем 15-летним опытом работы в сфере IT-консалтинга и автор канала Productivity Tools, уверяет — да!

Анна называет себя мультипотенциалом — человеком, совмещающим несколько проектов, начиная от продвижением техно-стартапов до образовательных инициатив и волонтерства. Сейчас Анна работает над примерно десятью проектами, включая агентство по продвижению IT-компаний в LinkedIn и руководство узбекским подразделением сообщества Women in Tech. 

Реклама

Партнер рубрики «Работа» — АО «ПФ «СКБ Контур». ИНН 6663003127. erid: 2Ranym4QfgD

Столкнувшись с таким разнообразием задач, Анна начала искать инструменты для повышения своей эффективности и вскоре обратила внимание на возможности искусственного интеллекта. С читателями Reminder она делится своими наработками и советами.

Как можно использовать ИИ в жизни и работе

Имея столько проектов, Анна внедрила ИИ в повседневные процессы и значительно повысила эффективность своей работы.

Создание контента

Рутинные задачи, связанные с текстом — написание статей, постов, учебных материалов — Анна выполняет значительно быстрее с помощью искусственного интеллекта. Например, она надиктовывает свои черновые идеи в ChatGPT, а затем редактирует полученный текст под свои нужды. ИИ ускоряет черновое написание, предлагает формулировки и убирает «воду» из текстов, оставляя только суть. При этом все идеи и основной смысл остаются за Анной, а алгоритм лишь упорядочивает мысли и помогает оформить их в связный текст.

Планирование и стратегия

Сложные стратегические задачи Анна тоже решает вместе с ИИ. Когда ей нужно управлять множеством ролей и проектов одновременно (как сказала Анна, буквально «жонглировать» ими), она обращается к интеллектуальным помощникам. Например, Анна применяет ChatGPT для разработки своей личной стратегии развития. Она формулирует цели и спрашивает у ИИ, как их лучше структурировать и разбить на шаги. Совместный мозговой штурм с ИИ позволяет Анне не откладывать планирование на Новый год. Искусственный интеллект может предложить свежий взгляд и помочь организовать свои мысли, что особенно ценно в условиях напряженного графика.

Рефлексия и самоанализ

Один из необычных кейсов — Анна задействует ИИ для личной рефлексии. Она создала отдельный проект в своем чате с GPT, где рассуждает на волнующие ее темы. В этом режиме ИИ выступает то как со-исследователь, то как своеобразный коуч. Анна «обсуждает» с моделью влияние ностальгии на прогресс или делится своими переживаниями, чтобы трезво взглянуть на ситуацию со стороны. ИИ может посоветовать ей интересных авторов или исследования, задать наводящие вопросы, что делает процесс самоанализа более эффективным. Однако Анна подчеркивает, что не стоит полностью полагаться на ИИ как на психолога — чувство меры здесь очень важно.

Креативные задачи и исследования

Анна также активно использует ИИ для генерации новых идей и изучения информации. Она рассматривает ChatGPT и другие подобные сервисы как своего креативного партнера. Когда у Анны появляется какая-то интересная задумка, она «разгоняет» идею в диалоге с ИИ: задает вопросы, просит примеры, исследует различные ракурсы темы.  Это позволяет ей всесторонне рассмотреть идею и найти больше вариантов ее реализации. Когда Анне нужно быстро разобраться в незнакомом вопросе, ИИ значительно экономит ее время, предоставляя краткую справку или ссылки на надежные (хотя их, конечно же, нужно перепроверять) источники.

Важно, что Анна не технарь-программист, а человек с «гуманитарно- бизнесовым» бэкграундом. Тем не менее, она творчески адаптировала искусственный интеллект под свои разноплановые задачи, доказав, что даже без глубоких технических знаний можно эффективно внедрить умные алгоритмы в работу.

Обзор используемых инструментов

Анна перепробовала множество сервисов и оставила в своем арсенале только те, что реально экономят время и силы. Ниже — главные инструменты и то, как именно они помогают ей быть продуктивнее.

1. ChatGPT (20$/мес). Анна ежедневно пользуется платной версией ChatGPT — всем уже известного универсального помощника на основе искусственного интеллекта. Она применяет его для создания черновиков текстов, улучшения формулировок, переводов и многого другого. У Анны даже есть отдельные чаты-проекты для разных задач, например, для рефлексии или для каждого направления работы. В этих чатах модель обучена на примерах ее стиля и tone of voice, поэтому она может подстраиваться под тон и язык (русский или английский) по запросу. ChatGPT стал для Анны «швейцарским ножом», который решает самые разные задачи: кратко пересказывает отчеты, предлагает планы обучения по новым темам или просто убирает лишнее из текстов.
2. Superhuman ($30/мес). Это продвинутый почтовый клиент со встроенным искусственным интеллектом. Для Анны он стал незаменимым помощником в ведении переписки. Сервис автоматически предлагает грамотные формулировки на английском языке, знает ее стиль общения и корректирует тон писем. Анна ценит, что можно набросать основные мысли, а ИИ-система преобразует их в вежливое и грамотное письмо. Superhuman особенно выручает при общении с иностранными партнерами, экономя время на правки и перевод. Хотя сервис недешевый, преимущества, которые он предоставляет, оправдывают его цену.
3. Grammarly ($12-30/мес) — интеллектуальный редактор текста. Grammarly интегрирован у Анны в браузере, в текстовых полях и даже в клавиатуре смартфона. Он незаметно исправляет опечатки и подсказывает стилистические правки, что особенно полезно, когда Анна спешит и пишет сразу на английском. Больше половины рабочего времени она проводит за письмом на иностранном языке, поэтому Grammarly выступает для нее страхующим помощником.
4. Perplexity — поисково-аналитический ИИ-сервис. Perplexity Анна использует как «умную— альтернативу обычным поисковикам. Когда нужен быстрый обзор по вопросу, этот инструмент выдает краткую справку сразу с ссылками на источники. По сути, Perplexity работает как этакий эксперт, который серфит за вас интернет и выдает сжатый ответ. Раньше Анна часто обращалась к Perplexity, сейчас же немного реже, так как в новом ChatGPT тоже появились функции работы с источниками. Но Perplexity все еще остается ценным инструментом, особенно когда нужно получить факты и цифры по теме за считанные минуты.
5. Magical. Это сервис, который позволяет создавать шаблоны и автоматизировать повторяющиеся тексты. Анна часто отправляет однотипные сообщения в LinkedIn, и Magical значительно экономит её время. Вместо того чтобы копировать и вставлять одинаковые приветствия или ответы, она создала несколько шаблонов в этом сервисе . Чтобы использовать шаблон, достаточно ввести специальную слэш-команду, и нужный текст подставится в поле ввода. Этот инструмент прост в использовании и интегрируется прямо в браузер.
6. Ornament. Это персональный ИИ-сервис для мониторинга своего здоровья. Стоит упоминания, потому что забота о продуктивности включает и заботу о себе. Этот сервис с помощью ИИ анализирует данные медицинских обследований: пользователь загружает свои результаты анализов, а Ornament распознает показатели и отслеживает динамику со временем. Анна регулярно заносит туда свои данные и получает наглядную картину изменений и рекомендации, на что обратить внимание. На всякий случай: сервис не заменяет консультации с настоящим врачом.
   

Как внедрить ИИ в свою повседневность

Для тех кто не знает, с чего начать интеграцию искусственного интеллекта в свою рабочую рутину.

Начните с любопытства и эксперимента

Попробуйте просто познакомиться с возможностями ИИ в неформальном режиме. Анна советует не бросаться сразу автоматизировать рабочий проект, а для начала поиграть с сервисом вроде ChatGPT. Задайте несколько забавных вопросов. Можно спросить что-то о своем хобби или попросить рассказать шутку.

Цель этого этапа — избавиться от сомнений (и страхов, если таковые присутствуют) и понять, как система реагирует на различные запросы. Отнеситесь к знакомству с ИИ как к игре, а не как к экзамену на профпригодность. Когда вы убедитесь, что искусственный интеллект в целом понятен и безопасен в общении, появится естественное желание использовать его в работе.

Выберите одну задачу и привлеките ИИ для ее решения

После этапа игры стоит перейти к более практическим экспериментам на реальных задачах. Подумайте, какая небольшая задача из вашей жизни могла бы стать легче с помощью ИИ. Анна рекомендует использовать ИИ в обучении и поиске новой информации.

Скажем, вы хотите разобраться в теме, до которой раньше не доходили руки, или освоить новый навык. Попросите ИИ составить план самообучения: какие шаги сделать сначала, какие материалы почитать. Его план может стать для вас отправной точкой, а вы параллельно оцените, насколько толковые ИИ дает рекомендации.

Другой вариант — использовать ИИ в повседневной работе с текстом. Например, попробуйте поручить алгоритму отредактировать письмо или составить ответ на типовой запрос. Если вы часто пишете одно и то же, начните использовать шаблоны через инструмент вроде Magical. Или доверьте Grammarly проверку вашего следующего документа. Попробовав один или два сервиса на реальных задачах, вы сможете понять, какую пользу они приносят, и сэкономят ли они ваше время и упростят ли процесс.

Дозируйте использование ИИ и сохраняйте баланс

В погоне за продуктивностью важно не превратить каждый миг жизни в эксперимент с новым приложением. Анна предупреждает: не стоит перекладывать на искусственный интеллект абсолютно все и тем более позволять себе зависеть от него эмоционально. ИИ-приложения призваны облегчить труд, но окончательные решения и творчество должны оставаться за вами. Если ловите себя на том, что не можете принять решение без совета чат-бота — самое время отключиться и довериться собственной интуиции.

Фильтруйте рекомендации

ИИ может генерировать контент бесконечно, но не всякий его совет вам подходит. Анна принципиально не просит у ChatGPT придумывать идеи постов с нуля или давать советы по личной стратегии без контекста. Она сначала формулирует вводные данные, делится своими мыслями, и уже на их основе получает от ИИ отклик. Следуя этому примеру, не воспринимайте ответ алгоритма как истину в последней инстанции — перепроверяйте факты и критически оценивайте предложения.

Используйте только то, что работает для вас

Нет смысла заставлять себя пользоваться ИИ там, где он неудобен. Бывает, инструмент расхваливают в интернете, а вам он не подходит под стиль работы — это нормально. Анна, например, пробовала сервис для автоматического планирования встреч и перерывов в календаре, но отказалась от него, потому что ее собственный рабочий ритм оказался эффективнее шаблонного. Не бойтесь признать, что какая-то автоматизация вам не зашла. Цель — облегчить жизнь, а не усложнить ее.