Лучшая встреча — та, которой не было

Рабочие встречи стали чем-то вроде маркера занятости и успешности — особенно после пандемии. Если у вас не стоит несколько Zoom-ов в день, вы как будто бы и не работаете по-настоящему. Но на самом деле большая часть встреч, особенно в крупных компаниях, — это пустая трата времени. Они отнимают у сотрудников время и силы, а их «выхлоп» давно несоразмерен затраченным на их организацию и проведение ресурсам. 

Если в день, когда назначено несколько встреч, вам отчаянно не хочется просыпаться, а коллеги все реже включают камеры на созвонах — пора что-то менять. Собрали передовой опыт компаний и советы экспертов о том, как сделать совещания полезными снова. 

«Похмелье» после рабочих встреч

Рабочие встречи — офлайн и онлайн — воспринимаются как обязательный атрибут успешной коммуникации в команде. Но данные говорят об обратном.

Так, согласно опросу 5000 сотрудников на четырех континентах, 72% совещаний оказываются неэффективными. При этом половина участников теряет концентрацию уже через 20–30 минут обсуждения. А согласно свежему исследованию ученых из Стэнфорда и Университета Северной Каролины, в ходе которого опросили более 5000 сотрудников из США и Великобритании, 47% из них после совещаний чувствуют себя менее вовлеченными в свою работу.

Согласно отчету Asana за 2024 год, после бесполезных совещаний у большинства людей падает концентрация, мотивация, а также увеличивается склонность к прокрастинации. Ученые называют это явление «похмельем после рабочих встреч» — 90% сотрудников периодически испытывают его. 

Как компании решают проблему

Чтобы повысить продуктивность сотрудников, компании разрабатывают разные стратегии по трансформации деловых встреч. 

Дни без встреч

Один из самых популярных методов — определить дни, когда сотрудникам не разрешается назначать друг другу встречи. В это время все индивидуально работают над своими задачами. Например, австралийская компания по разработке графического дизайна Canva ввела правило «No-Meeting Wednesdays», которое означает, что по средам в компании не проходят собрания. Так же поступили в Meta*, Pinterest и Atlassian. Среди сотрудников всех перечисленных компаний после нововведения наблюдалось улучшение концентрации, повышение удовлетворенности работой и уменьшение стресса.

Правила великих

Если совсем отменить встречи даже в какой-то один день не получается, компании разрабатывают особые корпоративные принципы, чтобы сделать совещания более продуктивными. Вот как это работает в некоторых западных гигантах.

Tesla. Илон Маск ввел в Tesla три обязательных правила: 

• на собрании не должно быть больше десяти участников; 
• сотрудники должны отменить встречу или выйти с нее в процессе, если понимают, что не приносят никакой ценности; 
• максимальная длительность встреч — 30 минут. 

Meta*. Марк Цукерберг попросил сотрудников Meta* следовать двум принципам при проведении встреч.

• Отправлять необходимые документы, например повестку собрания, всем участникам до начала встречи. Таким образом, сотрудники могут подготовиться и не тратить время впустую. 
• Указывать цель встречи. Например, участники должны принять какое-то решение, разработать стратегию или просто обсудить проблему.

Microsoft. Аналогичные практики есть и у Microsoft. Как рассказала Reminder Елена Кунакова, директор по продукту в Microsoft, в компании есть несколько правил по проведению совещаний. 

• Каждая встреча имеет повестку и список ответственных за ее проведение. 
• В календарях сотрудников есть единый трехчасовой блок без встреч. 
• Первые 10–20 минут встреч с большим количеством участников посвящены изучению документации. 
• Все собрания записываются, чтобы сотрудники (особенно те, кто находится в других часовых поясах) могли просмотреть их позже.

Когда встреча действительно нужна

Прежде чем назначить совещание, спросите себя: 

• решается ли проблема без обсуждения, 
• нужно ли принять совместное решение, 
• есть ли четкая повестка, 
• достаточно ли информации у участников. 

Если хотя бы на один вопрос ответ нет, попробуйте решить вопрос иначе: 

• напишите в чат,
• отправьте письмо, 
• создайте документ с комментариями, 
• поставьте задачу в таск-менеджер.

Как понять, что встреча вам все-таки нужна? Список советов от Елены Кунаковой из Microsoft: 

• встреча регулярная, на ней вы синхронизируетесь с коллегами о статусах задач, и есть ощущение, что она работает хорошо; 
• требуется обсуждение острой проблемы и совместного принятия решения. Например, у вас уже давно идет переписка в почте, а вопрос не решается; 
• тема для обсуждения чувствительная, и нужно обсудить детали только лично;
• есть необходимость в человеческом общении, обмене энергией, поддержке и мотивации, которые лучше передать вживую.

Как сделать встречи продуктивными 

Если встречи все же необходимы, вот несколько общих советов, как сделать их максимально эффективными.

1. Определите четкую повестку. Если повестки нет, встреча обречена на провал. Кратко опишите цель и ожидаемый результат, отправьте участникам заранее или добавьте в календарь.
2. Подготовьтесь заранее. Прочитайте необходимые документы. Доработайте презентацию. Запишите вопросы, которые хотите задать.
3. Назначьте роли. Лидер — управляет встречей, следит за соблюдением повестки. Секретарь — фиксирует основные тезисы и договоренности.
4. Запишите итоги и назначьте ответственных за реализацию обсужденного. После встречи зафиксируйте принятые решения и отправьте участникам итоги обсуждения. Назначьте ответственных за выполнение поставленных задач.
5. Соблюдайте регулярность. Регулярные встречи должны проходить в один и тот же день и время. Перенесенные несколько раз собрания теряют важность в глазах участников.
6. Будьте активными. Если чувствуете скуку или отстраненность — задавайте вопросы, уточняйте детали. Возможно, вам просто не хватает информации.
7. Запланируйте перерывы. Сокращайте стандартные слоты: 30-минутные встречи → до 25 минут. Часовые встречи → до 50 минут. Так у всех останется время на передышку.

Встречи — такая же часть работы, как и все остальное. Если они отнимают слишком много времени и сил, но не приносят результата — пора обсудить это с руководителем и коллегами. Скорее всего, они чувствуют то же самое и будут рады совместному решению проблемы.

* компания признана экстремистской и запрещена в России.