Вам попадается интересная статья, книга, подкаст, видео, вы сохраняете ссылку в закладках, чтобы почитать или посмотреть потом. Приходит в голову важная мысль, вы делаете заметку в какой-то программе. Вам нравятся бумажные блокноты, вы любите что-то писать в них или рисовать схемы. Все это когда-нибудь пригодится, думаете вы, но потом неизбежно наступает момент, когда вы просто не можете вспомнить, где все это лежит. Эксперт в области продуктового маркетинга и подписчик Reminder Ник Филимонов решил эту проблему радикально: он перевел все свои заметки, метрики и ссылки на первоисточники в единый цифровой архив, работающий на базе единственной программы — Apple Notes.

Вот его рассказ.

Усталость и рассинхронизация

Личный архив я начал вести еще со времен учебы в университете, и за шесть лет понял, что с ним нужно как-то разобраться. Он включает в себя самые разные вещи: заметки по путешествиям, метрики по здоровью, отфильтрованные статьи и книги, их сжатые пересказы с моими замечаниями, заметки, которые я пишу в рамках своей работы и так далее. Наверное, это можно назвать библиотекой знаний, которую хочется всегда иметь под рукой.

Конечно, есть Google и ChatGPT, в которых можно что-то искать, но к своей библиотеке больше доверия. И в какой-то момент стало понятно, что я уже не понимаю, как что-то искать. Все записано не только в самых разных программах, но и в аналоговых, бумажных блокнотах, которые я до сих пор очень люблю.

Главная ценность подобного архива — быстрый доступ и удобный поиск структурированной информации. Условно говоря, 100 лет назад у меня была бы комната со шкафами и папками, в которую я мог прийти и очень быстро что-то найти. Очевидно, что сейчас эту комнату должна заменить цифровая программа, платформа. И я решил, что мне нужно оцифроваться, перестать накапливать программы и полки с исписанными блокнотами и прийти к чему-то одному.

Кроме того, у меня было слишком много разных жизненных проектов, случился переезд в другую страну, был период адаптации. Все это создавало большой ком, который в итоге мог привести меня к — это популярное и опасное слово — выгоранию. Наверное, это был непосредственный триггер, приведший меня к мысли, что надо что-то делать.

Я читал книгу Тима Ферриса, и там была хорошая цитата, которую я теперь использую, как ремайндер, напоминание себе: What would this look like if it were easy? «Как бы это выглядело, если бы это было просто?». То есть, как можно упростить то, что вы пытаетесь сделать? Возможно, этот вопрос стоит задавать себе каждый день.

С какого-то момента я начал читать философские книги, такие, как «Сила настоящего» Экхарта Толле, потом были «Размышления» Марка Аврелия, и я начал понимать, что упрощение, симплификация комплексной жизни — путь к счастью. Счастье — в простоте, нужно уметь отсекать все лишнее и расставаться с ним.

Когда однажды я получил очередное уведомление о том, что скоро нужно продлить платную подписку на одну из программ, мне показалось что деньги расходуются непродуктивно. Еще одна подписка, еще одна оплата. А есть ли приложения, которые уже под рукой и не требуют привязки кредитной карты?

Предварительное исследование

Сначала нужно было понять, на какую единую платформу переходить и как именно. То есть, первая стадия — исследование.

Я пользователь Apple, последние 8 лет почти все мои устройства были этой компании. Именно поэтому я много лет назад начал пользоваться программой Apple Notes (к которой, забегая вперед, в итоге и вернулся).

Начал с базы: с понимания, как вообще организовывать архив, как за эти годы развился Apple Notes, какие у него есть ключевые функции, насколько сложно перенести 5000 заметок из всех предыдущих источников.

Изучал и другие программы (OneNote, Google Keep, Roam, Mem, Obsidian и Evernote), и изначально хотел перейти на, возможную, самую популярную из них — Notion. Но потом я понял, что Notion — очень классный инструмент, если у вас есть много данных и, самое главное, если у вас есть рабочая команда, вам нужны настроенные системы с кодом, с формулами, которые могут трансформироваться в цифровые панели и тому подобное. Работая на компанию, я пользуюсь инструментами, похожими на Notion. Но мы говорим об очень личном инструменте для ведения одного и главного проекта, который называется «жизнь». Платформа для этого проекта должна быть проста и удобна.

Еще мне хотелось иметь синхронизацию, которая работает в онлайне и в оффлайне, между устройствами Apple. И еще я решил проблему писания от руки: когда у меня появился iPad c Apple Pencil, я смог вернуться к привычным письменным заметкам, которые легко сохраняются, синхронизируются, ищутся и могут трансформироваться в печатный текст, особенно если писать на английском.

Мне очень нравится этот мем, потому что я тот самый человек, который начинал с Apple Notes, затем тратил очень много времени на разный софт и его связывание между собой, а потом обрел капюшон джедая, мир и покой с Apple Notes. Я определился с ним примерно так же, как люди определяются с телефоном или с автомобилем, который их полностью устраивает.

Оцифровка и переход

Приняв решение, на какую платформу переходить, я установил дедлайн. Решил ставить будильник на час раньше, чем обычно: для меня это было 6:30 утра. И, пока семья спала, приступал к проекту. В итоге на все ушел примерно месяц, не так много времени.

В первую очередь в Apple Notes нужно было создать архитектуру смарт-папок и подпапок по всем направлениям моей жизни. Они могут быть какими угодно, могу перечислить свои общие папки, внутри которых есть еще и подпапки:

• Самопознание 
• Контент, который я создаю 
• Контент, который я поглощаю 
• Мои навыки, их развитие 
• Любознательность 
• Текущая работа 
• Личные проекты
• Здоровье 
• Спорт 
• Мудрость 
• Радость и удовольствие 
• Путешествия 
• Мечты 
• Домашняя рутина 
• Счастливая семья
• Семейный архив
• Общий архив
• Шаблоны, темплейты заметок

Может показаться, что папок слишком много, но еще раз — это папки проекта «жизнь». И я даже надеюсь, что их будет больше. Не нужно искать какую-то систему: я не робот, просто стараюсь быть многогранным, но расставлять приоритеты. И верю, что это работает.

Все папки появились не просто так. Я задавал себе очень много вопросов: кто я, чего я хочу, каковы мои страхи, какие у меня есть жизненные проекты, что мне нравится делать, что не нравится, что я хочу начать делать? Все это обязательно будет пересмотрено, перераспределено, но должно пройти какое-то время. И когда оно пройдет, у меня в кармане уже есть готовая структура и процесс, которые позволят все это улучшить и пересобрать, если я посчитаю нужным.

Когда вся система папок была готова, я начал разбирать старые заметки: перечитывал, сортировал, распределял по папкам либо удалял. Было очень приятно и полезно, нужно находить время для этого: ты анализируешь себя, оцениваешь, насколько ты вырос за несколько лет.

Потом я начал переносить старые заметки из других программ. Оказалось, это не так уж сложно. Например, в том же Evernote можно экспортировать папку или заметку в формате ENEX, Apple Notes распознает и сохраняет все заметки, может быть, чуть-чуть структура разъезжается. Нужны просто усидчивость и, главное, любознательность. 

Далее, наверное, был самый сложный этап: разбор письменных заметок. То есть, их тоже надо было перечитывать, выделять, сканировать. Тут опять же у Apple Notes есть все, что нужно, чтобы упростить процесс: телефон, который идеально сканирует заметки, и если надо, распознает печатный текст и переводит в цифровой.

И когда я все разобрал и разложил по полочкам, у меня появилась та самая комната, в которую приятно заходить, которую удобно поддерживать и развивать, о которой легко заботиться. И решил, что пока не буду смотреть по сторонам: даже если кто-то из друзей порекомендует другой сервис, в том числе из сферы искусственного интеллекта, где много нового происходит, не буду это рассматривать. Хочу пока застрять пока в этом времени, наслаждаться настоящим.

Наполнение и развитие архива

Все новые заметки я делаю только в Apple Notes. И в начале не думаю, в какую именно папку ее нужно сохранить: в этой программе есть дефолтная папка Quick Notes, куда попадают новые заметки. А затем их нужно распределить.

Я стараюсь следить, чтобы в ней не накапливалось больше 10-15 заметок. Когда есть свободное время, телефон или планшет под рукой, я редактирую заметки или удаляю ненужные. Навешиваю смарт-теги, которые могут быть интегрированы с папками. И заметки либо сами распределяются в нужные папки, либо, что случается чаще, я вручную сохраняю их в нужную папку. В программе есть и обычные хэштеги, которые я использую и для того, чтобы линковать заметки, и для поиска.

Каждая папка — это своя Солнечная система, состоящая из подпапок. Например, у меня есть папка Мой контент, и в нем подпапки в виде проектов, мыслей, прикидок. В Apple Notes удобно создавать контент и очень удобно фиксировать этапы его создания. Сначала черновик, потом промежуточный, затем финальный скрипт, к которому уже прикладывается непосредственно ссылка на результат, ролик на YouTube, например.

Или возьмем папку Мое здоровье: там есть журнал моих жалоб на здоровье, есть история моих посещений врачей, где я трекаю все свои симптомы и тот фидбэк, который получаю от врачей. Есть отдельная папка и база с результатами моих анализов: очень удобно прикреплять pdf результатов и снимков, они всегда под рукой, их можно сравнивать, Есть отдельная папка Oura Metrics, потому что я ношу умное кольцо Oura, которое измеряет, как я спал, какая у меня частота дыхания, температура тела, вариабельность сердечного ритма. Все это я затем трекаю в виде таблиц, от месяца к месяцу.

В папке Мои навыки у меня тоже своя система. Например, есть подпапка Маркетинг, в которой свои подпапки: архив по годам, все конференции, на которых я был, и так далее. Она большая по объему: я очень много читаю по этой теме и стараюсь все фиксировать с помощью хэштегов, и мне всегда удобно искать нужную информацию. Иногда даже прямо на переговорах можно подкреплять мои аргументы какими-то источниками, которые я быстро нахожу в папке Мои навыки. Есть подпапка AI Use, которая актуальна сейчас: я сохраняю в ней самые эффективные промпты для Midjourney.

На самом деле, в каждой ключевой папке — своя система. Например, в папке Любознательность у меня собраны рекомендации. Среди них — подпапка с программами и приложениями, которые мне рекомендовали. Я заношу их туда, пишу быстрое саммари от тех, кто рекомендовал, либо просто быстро гуглю ключевую информацию. Из последних туда попала программа Endel, например. В той же папке мои заметки по чаям, винам, по местам посещений. Есть отдельная подпапка по людям: когда я встречаю интересного человека, могу записать туда его контакты и первые впечатления о нем. Это позволяет мне потом узнать о нем больше, понять, есть ли у нас общие знакомые, можем ли мы быть полезны друг другу.

Если подытожить: уже год, как я пользуюсь цифровым архивом, и могу сказать, что счастлив. Я веду заметки, они не мешают мне жить, не создают бардак и риск того, что мне придется заниматься бесполезной деятельностью.

Дополнительные материалы

Если опыт Ника заинтересовал вас, вы можете прочитать заметки о программе Apple Notes от других ее пользователей и энтузиастов.

• Полное руководство по Apple Notes
• «Создание второго мозга с помощью Apple Notes»
• Использование Apple Notes с Apple Pencil
• 29 советов, как профессионально использовать Notes на iPhone